17. 05. 16
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Inutile nascondercelo, la paura esiste! 

Anche se parrebbe irrazionale, la paura si annida sempre dietro l’angolo ed è in grado di colpire anche i più esperti tra gli organizzatori di eventi. Occorre quindi non lasciare che la paura ostacoli i vostri sforzi o impedisca di raggiungere l’obiettivo, identificandone la causa principale e affrontando il problema prima possibile per risolverlo.
Tutto questo, naturalmente, non accadrà magicamente durante la notte, ma necessita di esercizio e lavoro, e anche se non riuscirai a sbarazzartene completamente, sarai quantomeno in grado di spingere un po' più in là i tuoi limiti e riuscire a portare a compimento i tuoi progetti.

Come in ogni cosa, il primo passo è riconoscerne le cause. Tra le innumerevoli possibilità, ne abbiamo identificato 9 tra le più diffuse.

1. Parlare in pubblico

É una paura particolarmente comune, ma spesso può essere interpretata male, perché "pubblico" non sempre equivale a una platea di dimensioni concertistiche. Potreste anche semplicemente avere paura di parlare di fronte a un ristretto gruppo di persone in occasione di riunioni o affrontare una piccola platea in generale. Questo blocco, tuttavia, può ostacolare la crescita lavorativa e la progressione della carriera. Per un event planner infatti, parlare davanti a un gruppo di persone può essere all’ordine del giorno, e capita di frequente quando si tengono riunioni, brief, presentazioni o semplicemente quando si tratta di coordinare lo staff il giorno dell’evento. Se apparirete sfiduciati o intimoriti, non potrete avere una comunicazione efficace, perdendo la fiducia del cliente, del personale e dello staff, incidendo quindi sulla buona riuscita dell’evento.

La paura di parlare in pubblico deriva spesso da una mancanza di fiducia e, di solito, da una mancanza di esperienza, per cui per superarla serve innanzitutto tanta pratica. Un semplice esercizio per cominciare potrebbe essere condividere una piccola conversazione con due/tre persone, cercando di guidarla e controllarla, apparendo sicuro. Meglio ancora se gli interlocutori sono seduti e voi siete in piedi, in una posizione “di regia”. 

Il passo successivo è quello di organizzare un piccolo meeting di lavoro allargato. Cercate di non concentrarvi su temi o argomenti troppo pesanti in questo caso, perché questo potrebbe creare pressione e rendere controproducente l’esercizio. Lavorate gradualmente, aumentando di volta in volta l’audience e potrete rivolgervi a grandi folle in pochissimo tempo.

 

2. Fallimento

Il più famoso giocatore di baseball professionistico, Babe Ruth, una volta disse: " Non lasciare che la paura di colpire ti trattenga". Questo vale per la pianificazione degli eventi e per la vita in generale.
Organizzare un evento richiede un pensiero sui potenziali effetti delle vostre azioni e come si percepiranno, per cui concentrarsi così tanto solo sugli aspetti negativi e sul pensiero che si potrebbe fallire ti bloccherà ancora prima di iniziare e non ti porterà nulla di nuovo. Per un event planner è fondamentale riuscire ad innovarsi e utilizzare la tecnologia in modo diverso e fresco, il che significa che esisterà sempre un rischio di fallimento. D'altra parte, senza prendere rischi non potrai mai crescere professionalmente e raggiungere grandi successi.

Purtroppo, la paura del fallimento può essere difficile da superare perché il potenziale pericolo, l’ostacolo, rimane sempre in un angolo della tua mente non lasciandoti mai tranquillo. Tuttavia, è possibile intervenire per impedire che questo blocco comprometta il tuo lavoro, sfruttandola invece in maniera positiva, perché ti obbliga a concentrarti su ogni fase di pianificazione e sul più piccolo dettaglio spingendoti a fare il meglio che puoi. In alternativa, potresti all'inizio lavorare in team o in affiancamento a qualcuno, in modo da aumentare la tua fiducia e condividere la responsabilità, che sarebbe troppo pesante se affrontata da soli.

 

 

3. Successo

Che ci crediate o meno, si può anche avere paura del successo! Cosa succede quando si raggiungono in pieno gli obiettivi? Il successo è davvero tutto quello che hai immaginato?
In effetti, potresti anche essere preoccupato di distinguerti dai tuoi coetanei e non sopportare l'attenzione extra ottenuta.

Fortunatamente per voi, un event planner di successo non smette mai di perseguire i propri obiettivi. Non esiste limite o intoppo e, una volta battuta la concorrenza, nulla può fermarvi.

Circondatevi quindi di persone che possano condividere i vostri successi e assicurarvi di celebrarne altri. Solo perché sei competitivo non significa che non puoi avere rapporti con gli altri, inclusa la "concorrenza". Questo è anzi un settore dove spesso capita di darsi una mano l’uno con l’altro. Non dimenticare mai che hai lottato per arrivare in cima, quindi sarai sempre in grado di relazionarti con quelli che in questo momento stanno lottando.

 

4. Sforare il budget

Tra gli event planner questa è una paura più che legittima perché spesso si è costretti a lavorare con budget complessi o cercando di ottenere risultati sorprendenti con mezzi impossibili. Le richieste e le aspettative del cliente non sempre coincidono con il budget a loro disposizione e, naturalmente, non vogliamo che i nostri partecipanti pensino che stiamo risparmiando anche se in realtà è proprio così.
È facile sottovalutare i costi o non considerare un imprevisto. Riuscire a far quadrare i conti è difficilissimo e, molto spesso, per trovare buone soluzioni devi diventare creativo. Ci sono molti modi ad esempio per avere la giusta tecnologia anche in eventi a basso budget e molte idee praticamente a costo zero che ti consentono di risparmiare denaro. È solo una questione di priorità su ciò che è più importante per il cliente.

L’importante è non affidarsi al caso e, se possibile, tenere da parte un importo per le emergenze.

5. Inadeguatezza

La bassa autostima è il nemico numero uno: la paura di non essere abbastanza capaci, può essere una preoccupazione completamente infondata che, però, paralizza moltissimi event planner. Nel mondo degli eventi, normalmente si manifesta come “non sentirsi abbastanza esperti per eventi di alto profilo o budget elevato, oppure non sentirsi in grado di gestire clienti importanti. Questa insicurezza vi farà dubitare di ogni singola decisione o scelta.

Se, come prima cosa, riesci a superare la “sindrome dell’impostore”, è possibile sfruttare le proprie abilità e competenze in maniera intelligente per fare un ottimo lavoro. Richard Branson dice: " Se qualcuno ti offre una fantastica opportunità ma tu non sei sicuro di potercela fare, accettala. Dopo imparerai come sfruttarla". Questo è davvero un consiglio prezioso perché ci sarà sempre una nuova esperienza o opportunità per mostrare di che pasta sei fatto. Non essere all’altezza spesso è una preoccupazione che esiste solo nella tua testa!

Se comunque preferisci avere un certo supporto, rivolgiti al tuo team per avere qualche consiglio o chiedi conferme per riaffermare quello che già conosci!

 

6. Le persone

Ebbene sì, una paura fra le più comuni per gli organizzatori di eventi è proprio quella di dover socializzare e relazionarsi con le persone. Naturalmente questa paura può seriamente ostacolare la crescita professionale di un event planner perché rappresenta una parte fondamentale ed integrante del lavoro. Di solito questo timore deriva dall'essere introverso o dalla paura di ciò che gli altri possono pensare di te.

Eppure gli introversi sono degli organizzatori di eventi brillanti, che a volte necessitano però di strumenti o di tempi extra, soprattutto quando si tratta di networking e socializzazione. Circondatevi di persone che sappiano rompere il ghiaccio e costruite una rete di fornitori di fiducia con cui instaurare un rapporto fiduciario. Ovviamente capiteranno situazioni straordinarie, che possono essere impegnative e nervose, ma ricordate, probabilmente non sei l'unico nel tuo ambiente a sentirsi apprensivo.

Se sei preoccupato di far percepisce agli altri questa insicurezza, cerca di osservare criticamente il tuo linguaggio del corpo per capire se stai offrendo involontariamente indizi della tua difficoltà. Oppure puoi condividere conversazioni con qualcuno che conosci già e di cui ti fidi per chiedere un giudizio sul tuo autocontrollo e sul modo di gestire le preoccupazioni.

 

7. Rischi

Può essere difficile assumere rischi nella vita e, in qualche modo, è più difficile farlo con la tua carriera perché rappresenta il tuo sostentamento. Nessuno desidera rovinare il potenziale progresso della propria carriera facendo degli errori e quindi, spesso, si sceglie di non assumersi mai rischi. Eppure, come si dice, “chi non risica non rosica” e, se si desidera in qualche modo crescere professionalmente, ci sono alcuni rischi che è necessario prendere perché l’industria degli eventi è in continua evoluzione e tenere il passo è fondamentale per non rimanere schiacciati. In un certo senso, bisogna prevedere quello che i partecipanti si aspettano, con il pericolo ovvio di fare un cosiddetto buco nell’acqua.

Ciò non significa però che non si debba correre il rischio, anche perché ci sono modi per minimizzarlo, non solo utilizzando l’esperienza o affidandosi all’istinto. La tecnologia infatti ci offre moltissime opportunità di raccogliere intelligentemente dati e feedback per analizzare i trend e prevedere i risultati.
Inoltre, non tutti i rischi comportano necessariamente la fine della carriera e, alla fine, solo tu puoi decidere se le possibili conseguenze valgano il salto nel buio.

In ogni caso è sem pre meglio riflettere bene e calcolare appieno le conseguenze di ogni azione prima di prendere decisioni importanti e valutare meglio i pro, i contro e il rischio delle vostre decisioni.

8.   Essere Offensivo

Essere cortesi ed evitare la maleducazione è importante, così come assicurarsi di presentarsi nel modo giusto, in particolare nel mondo degli eventi. Spesso, tuttavia, la paura di essere offensivi impedisce di essere onesti e di dire le cose come stanno, quando le cose non stanno funzionando o stanno per andare male. Quando una situazione si complica, è necessario essere fermi e decisi per evitare che degeneri: usare a tutti i costi modi carini e accomodanti non sempre aiuta e può rappresentare una mancanza di comunicazione irreparabile.

Tenendo a mente questo aspetto, è necessario superare la preoccupazione di ciò che pensano gli altri e cercare di essere aperti e onesti, mantenendo sempre i risultati dell'evento chiari e fissando degli obiettivi. Assicuratevi sempre di guardare le cose anche dalla prospettiva del collega o del cliente, impostando di conseguenza il giusto tono nella conversazione. Non abbiate paura di dire le cose come stanno; piuttosto, affrontate il discorso in modo pratico, senza giri di parole e presentando i fatti, che spesso parlano da soli e non generano fraintendimenti.

 

9. L’ignoto

È un mondo spaventoso là fuori e non sai mai cosa accadrà, e questa consapevolezza può essere paralizzante per alcuni. Per gli event planner, però, scegliere di non seguire alcuni progetti perché non si ha certezza di come possano riuscire significa ostacolare un potenziale successo.

Non si può sapere tutto, né si può prevedere come andranno gli eventi; tutto quello che puoi fare in alcuni casi è avere fede nelle tue capacità e in quelle di coloro che ti circondano per gestire la situazione.

Come event planner ovviamente cerchi di pianificare tutte le eventualità, ma a volte, semplicemente, non puoi controllare tutto. Bisogna innanzitutto accettare che a volte la situazione cambierà in un attimo e senza avviso proprio nel bel mezzo dell'evento. L'esperienza senza dubbio aiuta a diminuire questa paura dell'ignoto e ad imparare a smettere di preoccuparsi delle cose che non puoi controllare.

In Conclusione

La paura è inevitabile, non esiste un singolo organizzatore di eventi che, a un certo punto, non abbia avuto quel senso di preoccupazione per come si svolgerà un evento o se tutti saranno soddisfatti. Tuttavia, gli event planner migliori sono coloro che riescono a superare questo ostacolo e anche se commettono un errore o falliscono, continuano a perseverare nel proprio lavoro per un miglioramento e una crescita continui. 

17. 04. 03
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Quante persone servono per organizzare, comunicare e valutare l’impatto di un evento?

Ovviamente, il numero di persone coinvolte nella produzione e organizzazione degli eventi dipende dalla sua grandezza e dal format (meeting, conference, etc.), ma negli ultimi anni nuovi ruoli sono emersi con forza, contestualmente alle nuove tendenze dell’industria degli eventi e all’aumentare dell’influenza del mondo digitale.

L’apertura degli eventi al digitale ha generato infatti anche fenomeni nuovi, come la partecipazione virtuale agli eventi, una realtà che è aumentata decisamente negli ultimi anni ma che è destinata a crescere ancora vertiginosamente. La nascita di Eventi Ibridi è una risposta a questo fenomeno e alle esigenze del pubblico che ne stanno alla base.

É naturale, quindi, che ruoli e responsabilità all’interno del team siano aumentate o si siano modificati sensibilmente, espandendo e aumentandone le funzioni.

Non solo, quindi, nuovi tipi di eventi e nuovi modi di ingaggiare il pubblico, ma anche veri e propri nuovi ruoli e nuove figure che vanno a completare il team tradizionale di produzione eventi. Scopriamo insieme quali:

Meetings & Events Designer

Strutturare e progettare un evento è uno degli aspetti più importanti da considerare.

Anche se non possiamo dire che sia un vero e proprio “nuovo ruolo”, questa figura ha assunto nuove capacità, che si sono dovute adattare all’uso sempre più continuo e complesso della tecnologia.

Avere uno specialista dedicato alla creazione della miglior esperienza possibile per il pubblico è diventato vitale per assicurare successo all’evento stesso.

Cosa deve avere un Events Designer di successo? Creatività e capacità di adattarsi al meglio alle nuove piattaforme tecnologiche; una combinazione che vi permetterà di migliorare il format dell’evento adottando le soluzioni migliori per il vostro target di riferimento.

Event Social Media Coordinator

Integrare i social media nella strategia marketing degli eventi è diventato cruciale: facilitano l’ingaggio dei partecipanti e, oltre ad essere un’arma importantissima per divulgarne la conoscenza e fare amplification, sono uno strumento di coinvolgimento attivo che rende gli ospiti più attivi ed entusiasti, coinvolti prima durante e dopo l’evento.

Queste figure sono diventate indispensabili e sfruttare la loro profonda conoscenza delle dinamiche social vi aiuterà a impostare una comunicazione mirata al vostro target di riferimento, aumentando il brand awareness e costruendo un rapporto diretto con i partecipanti.

Event Tech Expert

É la figura di riferimento per tutto il lato tecnologico.

Le sue responsabilità variano dalla creazione di effetti speciali fino alla gestione di aspetti più complessi come lo sviluppo di applicazioni ad hoc o la loro integrazione all’interno dei vostri eventi. Inutile dire che è fondamentale poter sempre contare sull’assistenza di un tecnico preparato, che possa rispondere in velocità ad eventuali problemi e che, in fase di progettazione, possa garantire un parere specializzato per quanto riguarda il lato di spettacolarizzazione.

Digital Analytics Specialist

Numero di partecipanti, risultati di sondaggi o votazioni, interazioni sui canali social, traffico web, tipologia di partecipanti: sono solo alcuni dei dati che aiutano a rendere sempre più targettizzato l’evento e possono fornire indicazioni vitali per migliorare la propria comunicazione e il proprio format.

Appoggiarsi ad una figura che sappia tradurre i numeri in risultati evidenti e tendenze è cruciale per potersi migliorare e garantire ai partecipanti sempre il meglio.

Virtual Event Planner

Un evento è virtuale quando può essere fruito anche online, in qualsiasi parte del mondo. I dati di proiezione stimano che nel 2017 gli eventi ibridi, cioè fruibili online e offline, saranno il 26% del totale, un numero che non si può certo ignorare.

Diventa allora importante prevedere una figura che si occupi dell’organizzazione e della gestione dell’aspetto virtuale degli eventi, per garantire la migliore fruizione possibile ai partecipanti di tutto il mondo.

Event Sustainability Coordinator

Il tema sostenibilità ha obbligato anche l’industria degli eventi a ripensarsi nell’ottica di un minor impatto ambientale. Di pari passo sono andati sempre più aumentando eventi legati al tema green e del recupero. In questo senso può essere vincente dedicare una figura allo studio delle migliori alternative e soluzioni per una maggiore sostenibilità e allo sviluppo di contatti e legami con gli enti e i soggetti coinvolti nella causa.

16. 10. 25
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Organizzare eventi non è sicuramente un lavoro adatto a tutti, in quanto richiede di acquisire e integrare conoscenze disparate. Gli organizzatori di eventi devono essere creativi e ben organizzati, e devono anche avere ottime capacità relazionali. Gli eventi infatti si creano per e con altre persone, quindi il successo sta innanzitutto nell’essere in grado di ascoltare e capire ciò che i clienti vogliono, e nello sviluppare poi le opportune relazioni con i fornitori. Ci si troverà dunque a dover essere comunicatori e marketer, ma anche psicologi ed esperti di risorse umane, venditori e manager, inventori e ragionieri e, all’occorrenza, facchini. Questi sono solo alcuni dei panni che un organizzatore di eventi si troverà ad indossare e, anche riuscendo a ricoprire tutti questi ruoli nel migliore dei modi, ciò non significa che tutto funzioni senza intoppi. Volendo colpevolizzare qualcuno, sicuramente possiamo indicare come nemico principale la legge di Murphy: se qualcosa può andar male lo farà, perciò, per chi sceglie di organizzare eventi, l’unica realtà davvero prevedibile è che ci saranno degli imprevisti.

Indubbiamente gli imprevisti capitano all’organizzatore professionista così come al dilettante, ma la differenza sta nel modo di affrontarli e nel livello di preparazione necessario a proteggere il risultato finale da tutte le variabili in gioco.

Cancellazione last-minute: la crisi del relatore

Qualunque sia il motivo dell’assenza, bisogna trovare un’alternativa per non essere costretti ad annunciare l’annullamento dell’evento.

Per prepararsi a questa eventualità occorre sicuramente lavorare su due fronti:

in primo luogo la tutela rispetto alle cancellazioni, specificando un tempo massimo per la comunicazione di eventuali modifiche al programma, ma per essere sicuri che l’ospite rispetti l’impegno, conviene armarsi di pazienza e verificare ogni passaggio, magari supervisionando a distanza il trasporto e chiedendo conferma ad ogni step. In secondo luogo, qualora l’ospite fosse davvero impossibilitato a mantenere l’impegno, è bene avere un piano di riserva e, a questo scopo, assicurarsi di avere un secondo ospite che provveda però a preparare il proprio intervento come se fosse il principale, infatti contrattempo o meno, non è accettabile peccare sulla qualità.

La rivolta della tecnologia

Se si organizzano eventi che hanno a che fare con la tecnologia, questo imprevisto diventerà talmente frequente da non poter essere considerato un imprevisto. In generale, tuttavia, se l’evento necessita di sistemi tecnologici di qualsiasi genere, è bene considerare che quasi certamente si animeranno e faranno in modo di complicare la riuscita dell’evento. Potrà trattarsi di un cavo, di un microfono, di un proiettore o di un router, il risultato sarà sempre lo stesso: momenti imbarazzanti sul palco, mentre la presentazione non parte o l’ospite parla senza produrre alcun suono. Per evitare questo tipo di inconvenienti, la scelta più saggia è ingaggiare qualcuno che li evita per mestiere, è quindi importante rivolgersi esclusivamente a professionisti di alto livello, che forniscano non solo il materiale che occorre, ma anche e soprattutto un’assistenza costante e rapida. Naturalmente è anche essenziale fare almeno un soundcheck prima dell’inizio, nonché testare tutti gli elementi tecnologici che si dovranno utilizzare nel corso dell’evento. Inoltre, limitare la necessità di essere connessi durante l’evento è una strategia vincente: se è indispensabile proiettare dei video, per esempio, è meglio evitare lo streaming e procurarsi tutto il materiale su un supporto offline. In questo modo si ridurrà il numero dei dispositivi che possono abbandonarvi nel mezzo dell’evento.

Una telefonata al maltempo

Nell’organizzare un evento, una delle priorità è tenere conto del fattore “tempo atmosferico”.

Non è certo possibile prevedere o contrastare il maltempo, e per questo motivo è sempre bene organizzarsi con anticipo, o avere un piano b. In caso di eventi all’aperto, l’abilità di un organizzatore sta nel riuscire a stabilire con largo anticipo se a quel determinato evento parteciperà un pubblico disposto a sostenere eventuali condizioni di maltempo o meno. A volte una lieve pioggia non manderà a monte un evento all’aperto e anzi, offrirà la possibilità di creare situazioni inaspettate e piacevoli, a patto di aver creato degli spazi riparati e accoglienti per questa eventualità.

In condizioni di maltempo anziché cancellare l’intera manifestazione, è sufficiente trovare una soluzione in uno spazio chiuso per ogni eventualità. Un’ottima soluzione di emergenza può essere anche un semplice gazebo. Avere uno spazio comune all’asciutto farà la differenza.

In caso contrario l’errore sarà non annullare l’evento: accettare la sconfitta e rimandare, in alcuni casi, è la soluzione più sensata.

La chiave di svolta…

Riconoscere il fatto

Detto ciò, è sempre utile ricordate che l’onestà in genere paga: qualora ci fosse un ritardo importante con un’attesa protrattasi troppo a lungo, è fondamentale non abbandonare una sala nell’attesa di un ospite o di una performance. La soluzione migliore è di informare il pubblico, se necessario personalmente, dell’inconveniente che si è verificato e rassicurare i presenti che l’evento si svolgerà entro un certo tempo, approssimando per eccesso. Una tecnica vincente può essere quella di offrire un intrattenimento alternativo, prudentemente pianificato prima ancora di organizzare l’evento: ad esempio un cocktail o un aperitivo, se ben gestiti, possono allietare una folla impaziente anche per lunghe attese. 

Mantenere l’equilibrio psicofisico

Ci sono ovviamente una larga serie di altri imprevisti che tendono a sfuggire alla classificazione, in quanto troppo variegati e diversi fra loro, ad esempio un fornitore che non si presenta, lasciandovi magari senza catering, un’improvvisa tensione fra membri dello staff, la realizzazione improvvisa che la scaletta dell’evento contiene un errore: nessuno è immune da questi imprevisti.

Il segreto fondamentale per affrontarli è prima di tutto mantenere la calma e non reagire di petto alle situazioni che si presentano. Andare nel panico significherà diventare parte del problema, mentre il compito di un organizzatore di eventi è essere parte della soluzione. Un buon esercizio può essere quello di allenarsi a pensare ai modi alternativi di portare a termine un compito: meglio pensarci quando le cose vanno bene, pensarci in riferimento agli impegni professionali e personali di tutti i giorni e, qualche volta, mettersi di proposito in situazioni non familiari, per affinare così la capacità di analizzare in fretta un nuovo contesto.

Se le sorprese cessano di cogliervi di sorpresa, avete vinto la battaglia!

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17. 04. 26
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Il tempo è il bene più prezioso dell’event planner e, tuttavia, è anche una delle principali preoccupazioni quando si tratta di organizzare qualsiasi tipo di evento.
Quante volte è capitato a ciascuno di noi di avere la sensazione di non averne abbastanza?
Eppure, in qualche modo, nella quotidianità delle nostre occupazioni cerchiamo di non pensarci, rinunciamo magari a qualcosa e andiamo avanti.
Questo però non vale sempre per chi lavora nell’organizzazione di eventi, dove il tempo è tiranno e diventa quasi una sfida quotidiana da affrontare con determinazione. Un lavoro per cui non tutti sono portati. Non c'è da meravigliarsi, infatti, che l’organizzazione di eventi sia classificato come il quinto lavoro più stressante del mondo!
Determinazione, esperienza, buona comunicazione e creatività sono competenze essenziali per avere successo in questo lavoro. Ma saper gestire il tempo a disposizione è ancora più importante.

Per fare questo molti oggi usano diversi tipi di strumenti tecnologici che consentono di risparmiare tempo nella pianificazione e gestione di eventi. Da sistemi di gestione come Eventsforce alle app dedicate, strumenti di coinvolgimento, marketing automation, strumenti di analisi e così via. Sono mezzi estremamente utili che, nessuno può negarlo, portano notevoli benefici in termini di gestione del tempo: ci aiutano a connetterci, eseguire, migliorare e sfruttare le nostre risorse molto più velocemente di quanto una volta si potesse anche solo immaginare.

Ma non bisogna dimenticare il fattore umano.
La gestione efficace del tempo è anche e soprattutto una dinamica personale. E la maggior parte di noi non sempre sa farlo bene. Rimandare, distrazioni personali o imprevisti che ci occupano molto più tempo di quanto dovrebbero; sono moltissime le circostanze che ci fanno sprecare tempo ogni giorno. E tempo sprecato significa avvicinarsi paurosamente alle scadenze, svolgere attività di fretta, con evidenti ricadute di stress e ansia.

Ecco allora otto cattive abitudini che dovresti smettere per fare un uso migliore del tuo tempo:

#1: Lamentarsi del tempo

Ammettiamolo, siamo tutti un po’ in colpa su questo punto. Ne parliamo con i colleghi, partner e fornitori: “quanto lavoro dobbiamo fare”, “ho così poco tempo”, “proprio non ce la faccio”.
Se siete fra chi si lamenta sempre del tempo a disposizione, questa è l’occasione giusta per smettere di farlo e iniziare.  
Invece di concentrarsi sulla vostra mancanza di tempo, siate proattivi e utilizzatelo per riordinare le idee. Se sarete i primi a dare valore al vostro tempo, gli altri faranno lo stesso e vedrete che questo atteggiamento avrà un impatto positivo non solo sulla vostra produttività, ma anche su chi vi sta intorno.

#2: Veloci pause internet

Capita a ciascuno di noi di avere voglia di controllare rapidamente le notizie o dare un'occhiata al telefono per controllare Twitter o Facebook nel bel mezzo di un’attività.
Secondo Forbes.com, servono almeno 15 minuti consecutivi di messa a fuoco prima di potersi impegnare pienamente in un compito. Passati questo primo step, si entra in uno stato “euforico” di aumento della produttività che, a quanto pare, può renderti fino a cinque volte più produttivo. Facendo un mini-break per navigare in Internet si rompe questo stato di produttività, il che significa che avrete bisogno di altri 15 minuti per riattivare il processo.
Fare spesso pause, quindi, significa utilizzare in modo produttivo solo una piccola porzione di tempo della giornata lavorativa.
Cerca di pianificare le pause essenziali più o meno ad orari prestabiliti, così da prendere un ritmo positivo per tutta la giornata.

#3: Multi-Tasking!

Questa cattiva abitudine potrebbe sembrare il pane quotidiano di un event planner, e invece può essere considerata un vero assassino di produttività. Una ricerca della Stanford University ha dimostrato come il multitasking sia molto meno produttivo che fare una sola cosa alla volta. Perché? Perché svolgere più di un compito alla volta e passare da una attività all’altra continuamente significa perdere attenzione e concentrazione. La ricerca ha scoperto che i più multi-tasker, che credevano di amplificare ancora di più le proprie prestazioni, erano in realtà peggio di chi svolgeva pochi compiti contemporaneamente e rispetto a quelli a cui piaceva fare una sola cosa alla volta. Sembra infatti che svolgere diverse attività nello stesso momento crei difficoltà a organizzare i pensieri e filtrare le informazioni irrilevanti, diventando addirittura più lenti a passare da un compito ad un altro!

#4: Rispondere alle mail appena arrivano

Le email possono essere la fonte di interruzione costante e questo, di conseguenza, influenza quanto bene si lavora con il tempo a disposizione.
Un buon modo di procedere è quello di prevedere alcuni orari specifici per controllare la posta elettronica, ad esempio come prima cosa al giorno, prima o dopo il pranzo e proprio alla fine della giornata. A meno che non sia urgente, sarebbe bene evitare di controllare le email fuori da questi orari prestabiliti, perché sicuramente vi distrarrà dal vostro lavoro, specialmente quanto si è alle prese con un lavoro ad alta priorità.
Un trucco molto utile è utilizzare le funzionalità del software di posta elettronica che consentono di impostare diversi gradi di priorità dei messaggi in base al mittente. In questo modo sarete avvisati quando arriva una mail urgente o importante a cui dedicare attenzione, mentre le altre potrete leggerle agli orari prestabiliti. In casi particolari è anche possibile impostare una risposta automatica che permette di far sapere ai mittenti quando sarete di nuovo al pc per controllare le email.

#5: Rimandare compiti difficili

Per quanto possiamo essere allenati o concentrati, anche la nostra energia mentale ha dei limiti. Quando questa energia è esaurita la produttività e la capacità di prendere le decisioni giuste calano rapidamente. Rimandare le attività a fine giornata, perché sono difficili, noiose o non si ha voglia di svolgerle, significa poi affrontarle nel momento in cui siete nel vostro stato peggiore.
Affronta invece questi compiti la mattina, quando la mente è fresca e siete più concentrati, e si spenderà meno tempo nel portarli a termine.

#6: Liste “to-do” irreali

Spuntare attività dalla vostra lista di cose da fare può essere utile perché, oltre ad aiutarti sul lato organizzativo, ti lascia un senso di realizzazione. Ma siamo sicuri sia davvero il modo più produttivo di fare le cose? Apparentemente no. Regolarmente sottovalutiamo quanto tempo ci porterà via una certa attività e ci dimentichiamo di questo fattore. Impostare aspettative non realistiche con to-do lists infinite può infatti portare a frustrazione, stanchezza e una sensazione di improduttività.
Assegna delle priorità alle attività dalla più importante alla meno importante e, per ogni attività sulla lista, cercate di capire esattamente quanto tempo è necessario per svolgerla. Impostare una scadenza verosimile per se stessi vi aiuterà a evitare gli indugi su quale compito svolgere per primo e, infine, a lavorare in modo più efficace nel tempo a disposizione.

#7: Meetings improduttivi

Le riunioni, specialmente in questo lavoro, occupano una grande parte del vostro tempo. Ancora secondo Forbes, le persone ultra-produttive cercano per quanto possibile di evitare meetings e incontri perché sanno che, spesso, si trasformano in riunioni improduttive che si trascinano per diverse ore. Una buona abitudine allora è quella di stabilire un limite chiaro che incoraggia tutti a essere più mirati ed efficiente. Quando si svolgono incontri con i vostri colleghi o fornitori, investite cinque minuti per decidere l’obiettivo della riunione e cosa si vuole raggiungere. Questo vi aiuterà a rimanere concentrati sui vostri obiettivi e non divagare, perdendo tempo. Al termine dell’incontro spendete altri cinque minuti per verificarne i risultati.
Durante gli incontri, poi sarebbe bene creare dei “confini”, come chiedere che i pc portatili restino chiusi (a meno che non servano); chiedere di controllare i telefoni e assicurandosi che tutti partecipanti forniscano un parere al termine della discussione.

#8: Dire sì a tutto

Stiamo pianificando un evento e, naturalmente, il lavoro deve essere fatto. Ma dire di sì a tutto caricherà la mole di lavoro ad un punto in cui diventa ingestibile, perché semplicemente non c'è abbastanza tempo. Cercate di assumere compiti supplementari quando sapete di avere tempo libero, o che il compito è a portata di mano e, anzi, vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi. Capire che cosa comporta una richiesta prima di dire ‘sì’ è fondamentale per evitare di trascurare poi altri compiti che possono essere più importanti.
Se pensate che non sia una priorità, non siate preoccupati nel dire ‘no’ ad una richiesta. Inoltre è dimostrato che le persone tendono istintivamente a rispettare chi sa dire di no perché è indice di giudizio e capacità organizzativa. E se non ve la sentite di rifiutare una richiesta, provate a rispondere qualcosa come - 'sarò in grado di lavorarci una volta che ho finito di fare quest’altro’, oppure 'sarebbe bello se potessi farlo un'altra volta, ma proprio in questo momento devo concentrare la mia energia sulle attività in corso per ottenere i migliori risultati.

Conclusioni

Prese singolarmente, queste cattive abitudini potrebbero non essere particolarmente deleterie ma, sommate, possono provocare grandi perdite di tempo.
Uno strumento utile, che può aiutarvi a stabilire quanto tempo dedicare alle singole attività, è una app come Toggl. Tenete traccia di quanto tempo trascorrete in incontri con fornitori, nella lettura di messaggi di posta elettronica, nella gestione web degli eventi, registrazioni e richieste dei partecipanti, copia dei dati, reporting e così via. Non è necessario registrare tutta la giornata, ma solo un certo lasso di tempo. Sapendo quanto in media si impiega a svolgere un certo compito sarete in grado di organizzare il vostro tempo in modo migliore e più produttivo, evitando sprechi e cercando di migliorarsi dove sono presenti lacune.

Conoscete altre cattive abitudini di questo tipo da aggiungere alla lista? Condividile con noi e saremo felici di leggere i vostri commenti!.

16. 11. 07
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Gli eventi sono avvenimenti che hanno una durata limitata e che nascono con una specifica finalità.

Un evento è un’esperienza unica, organizzata e con un fine specifico (pubblico o privato), ed è unico proprio perché, anche se è ripetuto nel tempo, non ha mai le stesse caratteristiche.

L’evento infatti è, senza dubbio, uno dei più importanti ed efficaci strumenti di comunicazione e costituisce un valido veicolo per un’azienda che ha necessità di trasmettere un messaggio a un ben definito pubblico di riferimento.

Gli eventi aziendali

Perché un'azienda funzioni alla perfezione e generi profitto è necessario curare ogni suo aspetto. Non è solo importante avere un progetto e pianificarlo in ogni dettaglio, ma bensì è necessario anche comunicare con il proprio target di riferimento nel modo migliore e ciò accade ogni volta che un'azienda deve lanciare un prodotto sul mercato, oppure in occasioni particolari, quali sponsorizzazioni e nuovi marchi. Gli eventi aziendali sono un ottimo strumento per lanciare un messaggio ai clienti, ma non solo, appaiono fondamentali anche per ottenere una necessaria presenza sulla stampa. Questi eventi possono variare nella portata, da semplici riunioni a grandi congressi, ma la vera forza dell’evento come strumento di comunicazione risiede nel fatto che esso, grazie all’elevata capacità di coinvolgimento, è in grado sia di creare interazioni molto forti con il pubblico presente, sia di raggiungere un’audience più ampia attraverso la copertura mediatica.

Indubbiamente lo scopo degli eventi aziendali è fare breccia in coloro che vi parteciperanno e ciò significa che bisogna offrire ai presenti degli ottimi servizi. È necessario dunque stabilire quale sia il pubblico di riferimento e l'obiettivo dell'azienda e in base a ciò stanziare un budget massimo per l’organizzazione, decidendo se organizzare un evento formale oppure uno più libero e spensierato ed infine, dopo aver stabilito dimensione, budget e potenziale pubblico, scegliere la location adatta alla portata dell'avvenimento. Per classificare tali eventi occorre dunque partire dagli obiettivi che l’impresa si prefigge e dal target.

Obiettivi di un evento

Gli obiettivi di un evento possono essere i più disparati, dalla raccolta fondi all’aumento della visibilità, dalla creazione di nuovi contatti al potenziamento del proprio brand, i motivi per cui un’azienda decide di rivolgersi a un’agenzia di organizzazione eventi sono molteplici e dipendono dalla singola strategia di business. L’obiettivo è quello di andare incontro alle necessità del cliente, ponendo su un piano di alta redditività il punto di partenza iniziale dello sviluppo del progetto.

Individuare l’obiettivo e la tipologia di evento che si deve organizzare sarà dunque il primo step nell’ideazione di un concept di successo.

- Eventi corporate: gli eventi e i meeting interni all’azienda sono un passo fondamentale per rafforzare il proprio brand e rendere il personale partecipe degli obiettivi di business, dei progetti avviati e delle strategie. Un esempio di questo tipo di eventi sono le cene aziendali, le celebrazioni di anniversari, i road show, le convention di top management.

- Eventi trade/commerciali: l’obiettivo di un trade event è quello di ampliare la propria rete commerciale, permettendo ai partner di valutare la qualità del business e i possibili ritorni economici. Fanno parte di questa categoria le esposizioni tematiche, gli stand in fiera, le mostre e le installazioni.

- Eventi consumer: gli eventi rivolti ai consumatori hanno lo scopo di presentare nuovi prodotti oltre che di rafforzare la fiducia del pubblico nel proprio marchio, infatti, conferire un’immagine di successo della propria azienda sta alla base della creazione di una stabile rete di utenti. Ritroviamo tra questi gli eventi PR per il lancio del prodotto, come aperitivi, eventi culturali e feste a tema.

- Eventi con i media: una buona visibilità sia per i propri partner che per i potenziali clienti è senz’altro data dai mezzi di comunicazione come internet, tv e giornali ed è per questo motivo che sono molto importanti eventi come le conferenze stampa, gli open day e i briefing per comunicare in maniera ufficiale il proprio operato e i propri obiettivi futuri.

- Eventi charity: la raccolta di fondi, specialmente se organizzata in maniera appropriata, è un ottimo modo per dare visibilità all’operato benefico dell’azienda. Questi eventi possono essere di vario tipo, dalla manifestazione sportiva al concerto in piazza, dal festival al raduno.

Funzione comunicativa di un evento

Per comunicazione d’azienda si intende un sistema di informazione e persuasione mirato ad incrementare il successo, e quindi le vendite, del marchio aziendale, anche se lo stesso concetto di comunicazione può essere applicato anche ai rapporti sociali tra le persone.

La strategia di comunicazione aziendale è l’allestimento dei diversi strumenti di comunicazione e delle modalità con cui questi vengono combinati per raggiungere tutti gli strati del personale o del pubblico a cui si rivolge la comunicazione. Essa assume quindi un ruolo vitale nell’organizzazione e nella struttura dell’azienda e deve produrre una solida e coerente identità del marchio proiettandola sia all’interno che all’esterno dell’impresa.

È possibile definire e catalogare ciascun tipo di evento secondo la funzione comunicativa che assume, il pubblico a cui si riferisce, la sua natura e l’uso che se ne compie.

Quando si parla di eventi, ci si può riferire innanzitutto a diverse tipologie, e in funzione del tipo di comunicazione d’impresa che si intende svolgere, gli eventi aggregativi solitamente utilizzati possono essere:

1. Eventi per la comunicazione interna

La comunicazione interna si serve di svariati strumenti per diffondere la conoscenza all’interno dell'impresa, e l’obiettivo principale riguarda la circolazione delle informazioni e del giusto approccio verso il business che deve divenire il veicolo fondamentale per una motivazione del personale, altrimenti irraggiungibile con altri strumenti. Coinvolgimento, senso di appartenenza, interazione per rendere condivisa la vita aziendale, dagli eventi ai piani strategici.

Ritroviamo tra questa tipologia eventi quali convention, meeting, seminari, workshop e celebrazioni (anniversari, cene di gala).

2. Eventi per la comunicazione esterna

Un’efficiente comunicazione esterna combina vecchi e nuovi strumenti di comunicazione con lo scopo di recapitare il messaggio a quante più persone possibile, per questo, oltre al passaparola e alla pubblicità tradizionale, essa deve ricorrere al web e alle tecniche di sponsorizzazione ad esso collegate, al marketing diretto e alle operazioni di pubbliche relazioni. Un altro canale di comunicazione esterna da tenere in considerazione è quello degli eventi e delle fiere, che rappresentano lo spazio designato all’affiliazione di nuovi clienti e quindi all’espansione dell’azienda. Questo tipo di comunicazione si rivolge agli interlocutori dell’impresa, che possono essere utenti, amministrazioni pubbliche o istituzionali, organi bancari, investitori, enti, imprese o associazioni.

Di questa tipologia fanno parte eventi quali congressi, conferenze, convegni, fiere e road show.

A seguito un’immagine rappresentativa delle diverse tipologie di eventi che andremo ad approfondire nelle prossime pubblicazioni

 

 

 


Coinvolgere per comunicare...un’interazione per rendere condivisa la vita aziendale!

 

16. 10. 20
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I tempi stanno cambiando…e così dovrebbero anche le nostre abitudini. Ecco 14 cose che ancora sono in uso durante gli eventi, ma di cui non abbiamo più bisogno:

  1. Badge cartacei

I badges cartacei sono stati tradizionalmente la più grande occasione persa negli eventi. Stampe di informazioni inusuali e personali che generano sguardi imbarazzati tra gli ospiti.  Certo, i badges possono essere sponsorizzati e certo, servono per garantire la sicurezza, ma ci può essere un modo migliore.

Spostare grandi quantità di badges richiede sforzi logistici non indifferenti e, se non riutilizzabili, possono rivelarsi un vero spreco di carta. Anche la recente introduzione dei qr code non li rende più invitanti. Tecnicamente rimangono dei pezzi di carta da cui non si riesce ad essere impressionati.

Si può fare di meglio. Apps per il cellulare e i dispositivi mobili, beacons, Badge NFC e con radiofrequenza. Le possibilità sono moltissime.

I badges possono diventare una sorta di controllo da remoto del tuo evento. Puoi registrarti ad un evento semplicemente camminando o entrando in un luogo. Puoi acquistare merchandising, cibo e bevande. Puoi partecipare a contest o giochi. Puoi condividere velocemente contenuti sui social media.
Gli smart badges possono offrire dati e analisi in real time oltre ad avere un incredibile meccanismo di feedback.

  1. Power Point

Questo strumento è stato usato durante gli eventi sin dalla sua creazione, quasi 30 anni fa.

Nonostante le caratteristiche e le possibilità di questo programma si siano naturalmente evolute nel corso degli anni, ancora non è possibile usare tecniche come lo zoom, o inserire animazioni o, semplicemente, grafici a torta.

Se l’oggetto della sessione di evento sembra semplicemente quello di leggere insieme delle slides, allora ti capiterà di sentire i partecipanti sospirare annoiati nella stanza.

Le slides, in generale, possono essere un grande strumento visivo per dare forza alle tue argomentazioni durante un discorso ma, sinceramente, sono veramente poche, ormai, le presentazioni accattivanti e fatte pensando al pubblico.

Si può fare meglio. Pensa in modo creativo e immagina in che modo il relatore potrebbe esprimere diversamente la propria argomentazione.

Mescola, ad esempio, i tipi di media a disposizione: video, immagini, suoni, oggetti.

In alcuni eventi le slides saranno comunque necessarie, anche perché spesso i partecipanti se le aspettano. Però si possono dare istruzioni al relatore e fare in modo che usi questo strumento in modo più produttivo.

Serve molto carisma ed esperienza per tenere un discorso senza usare slides. La soluzione migliore allora è quella di istruire il relatore ad utilizzare le slides come parte di un nuovo mix di cui fanno parte anche applicazioni mobile, strumenti interattivi, musica, video e altro.

  1. Bigliettini da visita

Da sempre ci si aspetta che ad un evento di lavoro si prendano e si diano bigliettini da visita, perché “così si fa”. Ma pensiamoci bene. Ci serve veramente un bigliettino da visita per entrare in contatto con una persona? Ci sono modi migliori per scambiare informazioni agli eventi e, se l’evento è gestito in modo professionale, puoi essere certo di riuscire in ogni caso ad avere il contatto degli altri partecipanti.

Si può fare meglio.

Invita i partecipanti a trarre vantaggio dai social network; usa smart badges e beacon. Le alternative sono moltissime.

Ovviamente, ci sarà sempre qualcuno che continuerà ad usare i bigliettini da visita, ma il punto è guardare avanti e incentivare i tuoi invitati ad usare modi nuovi e tecnologici per mettersi in contatto tra loro, modi che, tra l’altro, evitino un inutile spreco di carta.

  1. Questionari di gradimento

Avere feedback dai partecipanti è uno strumento di estremo valore. Ma se cerchi di far compilare dei questionari di gradimento alla fine di un evento, “obbligandoli” a compilare un form e consegnartelo, spendendo tempo poi a decifrare calligrafie illeggibili e trasportando tutto su un file excel…siamo sicuri che sia il modo migliore di usare il tuo tempo e le tue risorse?

Non solo è uno spreco di carta, ma quanto sono affidabili poi queste risposte “forzate”?

Le valutazioni di cui possiamo tenere conto sono quelle basate sul lungo periodo. Bisogna ottimizzare questo processo.

Ci sono miriadi di soluzioni digitali oggi che evitano di far scrivere a mano, ad esempio. Da schermi touch con sondaggi compilabili durante l’evento a questionari inviati ai partecipanti tramite un’app, i social media, o pagine web create appositamente.

Crea l’opportunità per i partecipanti di condividere i feedback per avere un certificato di partecipazione, oppure studiando una logica gaming e offrendo dei premi, come dei voucher o dei buoi per il prossimo evento.

  1. Q&A

Riservando uno spazio alla fine di una sessione o di un evento per il momento Question & Answer, in teoria si incoraggiano i partecipanti a condividere il proprio pensiero e andare più nello specifico di quanto spiegato dal relatore attraverso delle domande o curiosità.

Se fatto male, però, o in modo sterile, può rivelarsi un momento noioso e poco utile ai fini dell’evento. Oppure si pensi ai tempi morti nel passaggio del microfono tra i partecipanti e alle domande spesso poco interessanti o senza senso. In questi casi l’audience perde di attenzione e si rischia di compromettere la riuscita dell’evento.

Si può fare meglio.

I microfoni possono anche essere divertenti!

Investi in un’app che permetta di utilizzare i microfoni tramite smartphones oppure in un display che mostri live le domande per incoraggiare tutti a partecipare, e non solo quelli più coraggiosi, e impedisca di preselezionare le domande secondo i gusti del relatore, ma faccia in modo che siano gli ospiti a scegliere quale fra le domande porre e dare priorità.

Non pensare, inoltre, che i relatori abbiano sempre la risposta pronta e fai in modo di poter gestire i tempi per permettere a tutti di formulare la propria argomentazione.

Lascia che il pubblico possa partecipare al dibattito in maniera libera, condividendo pensieri e dubbi che possono rendere la sessione più fruttuosa per tutti.

  1. Desk di accredito

La prima interazione con i partecipanti ad un evento spesso è il desk di accredito, quindi è necessario che questa operazione sia fatta nel modo migliore, perché rappresenta una sorta di biglietto da visita dell’evento.

Tabelle infinite con la lista dei partecipanti, Badges e cordini impilati, lunghe code, staff disorganizzato e confusione possono dare una cattiva impressione agli ospiti che si presentano al tuo evento.

Gli ospiti vorrebbero arrivare e andare dritti al punto, oppure registrarsi e prendere un caffè magari in attesa dell’inizio, non gettare tempo aspettando di avere l’accredito.

Si può fare meglio.

I desk rappresentano una sorta di barriera tra lo staff e i partecipanti, così appena cominciano ad arrivare, gli ospiti sono costretti a mettersi in coda.
Considera piuttosto di usare dispositivi mobili o tornelli digitali, dove basta digitare il nome per stampare automaticamente il badge, piuttosto che doverlo cercare in una pila infinita.

Anche le postazioni self service possono essere un’ottima soluzione, purché sia sempre disponibile qualcuno che possa aiutare nell’operazione i partecipanti meno tecnologici.

In ogni caso, che si usi la tecnologia o meno, fondamentale è avere uno staff preparato, disponibile e attento che possa risolvere eventuali problematiche e sappia rispondere ai dubbi degli ospiti. “Non sono sicuro” e “non lo so” non sono risposte accettabili.

  1. Walkie Talkies

Ah, i buoni vecchi walkie talkies. Ingombranti, pesanti, a volte malfunzionanti o usati in modo errato, la comunicazione che salta o che non si riesce a sentire in modo chiaro…davvero nel 2016 abbiamo ancora bisogno di questo strumento? Non è forse giunto il momento di dire loro addio?

Si può fare meglio.

Se hai programmato un evento in una location dove non c’è il wi-fi o il segnale del telefono, ci sono comunque molte applicazioni per smartphones che assicurano una connessione stabile tra i membri del tuo staff. Dalle chat private o di gruppo alle chiamate di gruppo, cartelle di condivisione documenti…tutti questi strumenti possono rispondere alle tue necessità.

Procura al tuo staff dei cellulari smart o dei dispositivi mobili, et voilà! Invece di avere dispositivi radio e tanti altri oggetti per ogni necessità, forse è sufficiente avere uno strumento smart che possa risolvere tutti i problemi.

Assicurati solo di avere sempre una batteria di emergenza e il caricatore pronto.

  1. Cartellette e rilegatori pieni di fogli

Avere tutti i dettagli del tuo evento, come la lista invitati, fatture, contratti, scaletta e budgets, su carta è semplicemente inefficiente. Avere tutta la “vita” dell’evento in una cartella di fogli stampati significa poter perdere tutto in un attimo, far fatica a trovare le informazioni desiderate e aggiungerne di nuove.

Per di più, al giorno d’oggi, scegliere di salvaguardare l’ambiente è sempre una scelta vincente.

Si può fare meglio.

Utilizza degli strumenti digitali, un software dedicato all’event management ad esempio, e avrai tutte le informazioni che ti servono a portata di click.

Non solo le informazioni avranno in automatico un backup di sicurezza, ma potrai trovare le informazioni in modo rapido ed efficiente e potrai accedere alle informazioni da ogni dispositivo. Avere con sé un pc portatile, un tablet o uno smartphone, inoltre, è molto più professionale agli occhi degli ospiti.

  1. Denaro contante

La location del tuo evento potrebbe non offrire la possibilità di pagamenti tramite carta, ma bisogna sempre ipotizzare che non tutti gli ospiti abbiano con sé denaro contante. Fai in modo che i partecipanti possano spendere evitando l’utilizzo di contanti, in modo che anche i commercianti siano contenti ed evitando, oltretutto, la possibilità che si verifichino furti o che si creino lunghe code alla cassa.

Si può fare meglio.

Ovviamente è possibile prevedere dei punti di prelievo temporanei per permettere ai partecipanti di prelevare i contanti, ma, forse, la soluzione migliore è incoraggiare i commercianti ad accettare pagamenti tramite carta, magari anche tramite smartphone.

Oppure in molti festival, ad esempio, vengono utilizzati dei gettoni che possono essere scambiati per cibo e bevande.

Ancora meglio, è possibile utilizzare sistemi a radiofrequenza. E’ sufficiente che i partecipanti colleghino la carta di credito al proprio braccialetto elettronico e possano in questo modo fare acquisti semplicemente con un tocco. I bracciali sono un mezzo sicuro e, per proteggere dai furti, è sufficiente collegare ciascun bracciale ad un codice pin.

  1. Relatori

Ci sono moltissimi bravi relatori. Ma anche molti relatori mediocri.

Qualche volta capita che i relatori tengano discorsi su situazioni che non hanno veramente sperimentato e perdono credibilità con il pubblico oppure non riescano a catturarne l’attenzione. A volte, semplicemente, non vengono preparati adeguatamente dagli organizzatori e, in questo caso, la colpa è dei secondi.

Il mondo sta cambiando e le persone spesso valutano le parole delle persone comuni loro pari più di quelle degli esperti. Si pensi, ad esempio, al successo straordinario di Trip Advisor. Crediamo di più ad una persona come noi piuttosto che ad un esperto. E anche se i relatori spesso sono “l’ingrediente principale” di un evento o una convention, forse ci sono anche delle alternative che si possono usare per ravvivare il programma e dare al pubblico ulteriori punti di vista.

Si può fare meglio.

Pensa a format di evento alternativi, piuttosto che affidarti solo ed esclusivamente ai relatori. Usa video, interviste, gruppi di lavoro, forum, o invita il pubblico sul palco in modo spontaneo o intervista qualcuno di loro.

Può essere molto più utile sentire l’opinione di qualcuno del pubblico, anche se non è un esperto. Rende tutto più umano.

I workshop sono un altro modo interessante per trasmettere contenuti e allo stesso tempo far conoscere ai partecipanti l’esperienza diretta dei loro colleghi.

  1. Prendere tutto troppo sul serio

Gli eventi di lavoro possono essere stressanti per il pubblico. Essere troppo formali può solo accentuare questa situazione.

Trasmettere un messaggio in modo divertente può, al contrario, lasciare impresse le informazioni a lungo tempo e in modo più efficace.

Si può fare meglio.

Cerca di fare le cose in modo diverso. Crea un’atmosfera rilassante e coinvolgi i partecipanti attraverso momenti di humor, interattività e giochi. Offri una location confortabile e cerca di mettere ognuno a proprio agio. Giochi o lavori di squadra possono essere un buon modo per rompere il ghiaccio e promuovere relazioni e cooperazione.

  1. Mappe

Quando si organizza un festival, una fiera o una conferenza, prevedere una rappresentazione grafica della location e come arrivarci è sempre apprezzato.

Il problema con questo tipo di strumento, è che le piante stampate non possono essere aggiornate con modifiche dell’ultimo minuto.

Si può fare meglio.

Utilizzare supporti digitali può salvarti in queste situazioni. Schermi interattivi, touchscreens con piantine in 3d o applicazioni per l’evento con geolocalizzatori non solo sono modificabili fino all’ultimo momento e sono facili da usare e alla portata di tutti, ma offrono una ulteriore opportunità di interattività per i partecipanti e, da ultimo, possono generare nuove possibilità di sponsorship.

  1. Agenzie di personale

Delegare la ricerca di personale per il tuo evento ad una agenzia può sembrare facile, ma può rivelarsi una scelta rischiosa, che ti espone alla possibilità di ritrovarti il giorno dell’evento con uno staff impreparato o non all’altezza senza poter fare cambi.

Puoi fare di meglio.

Gli organizzatori di eventi stanno sempre più tagliando gli intermediari per occuparsi direttamente di tutto. In questo modo è possibile costruire uno staff fidato e selezionare fornitori conosciuti su cui poter contare.

Esistono alcune piattaforme online che permettono di mettersi in contatto direttamente con personale utilizzato per eventi passati a cui sono state rilasciate recensioni. In questo modo è possibile contare sul parere di altri organizzatori di eventi e avere la garanzia di affidarsi a personale professionale e all’altezza.

Conclusioni

I professionisti degli eventi sono sempre a corto di tempo e spesso si affidano a metodi tradizionali perché sembrano la soluzione più veloce e più facile. Magari abbiamo fatto una cosa sempre in quel modo e pensare di farla in maniera differente può fare paura.

Ma bisogna concentrarsi sui contenuti dell’evento piuttosto che alla sola amministrazione e logistica, per scegliere la soluzione che fa davvero al caso tuo.

Supera i tuoi soliti confini e potrai realizzare che il potere dei contenuti del tuo evento può amplificarsi se utilizzi gli strumenti adatti e scegli la soluzione più moderna che si adatta alle tue necessità.

Dicci che evento vuoi e ti diremo chi sei.

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17. 04. 14
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Negli ultimi anni le fiere hanno perso molto del loro appeal per gli operatori, ritenute al giorno d’oggi superate dalla possibilità di mostrare i propri prodotti sul web e sui social media. Tuttavia non ne va affatto sottovalutato l’effetto e, ancora oggi, sono un potentissimo strumento di marketing, in quanto rappresentano una piattaforma e un’occasione per farsi conoscere e mostrare prodotti e servizi dal vivo.

 Se il proprio spazio è curato nel modo giusto e l'evento in generale è ben preparato, con la giusta dose di comunicazione anche online, il ritorno sugli investimenti che possono portare le fiere può essere molto elevato.

Per questo motivo partecipare alla giusta fiera è importantissimo e serve un’accurata programmazione e un’attenta fase preparatoria.

Innanzitutto è necessario stabilire il target di riferimento e con chi si sta cercando di entrare in contatto. É un passaggio fondamentale per scegliere a quale fiera partecipare. Si può anche scegliere di esporre in numerose occasioni, ma è necessario essere sicuri di ottenere un buon ritorno da ogni evento. Partecipare alle fiere, soprattutto su mercati internazionali, infatti, comporta un notevole impegno economico che potrebbe ripercuotersi sull’impatto dello stand e sulla cura con cui viene scelto l’allestimento.

Affidarsi ad un’agenzia vi aiuterà a prendere la decisione giusta, perché questa potrà fornirvi in via preventiva tutte le informazioni relative alla partecipazione, (costi, logistica, dati di affluenza etc…) che vi porteranno alla decisione migliore. Non necessariamente le fiere più grandi sono quelle più importanti e, soprattutto, quelle più adatte al vostro caso.

Scegliere ad esempio fiere che propongono anche un programma di incontri, conferenze e seminari può aiutare enormemente ad aumentare il numero di visitatori che, naturalmente, avranno occasione di visitare anche il vostro spazio.

Quando, come e quale spazio occupare alla fiera è un altro step cruciale.

La dimensione dello stand non è necessariamente un fattore decisivo, ma è cosa si fa nello spazio, e come, a fare la differenza. Bisogna sfatare la convinzione che “più grande lo spazio, meglio è”, perché a volte uno stand molto grande risulta privo di contenuti o di attrattività e, al contrario, uno stand di piccole dimensioni può stupire per le sue scenografie, le sue idee e, naturalmente, i suoi prodotti.

Dobbiamo ricordarci che la fiera è l’occasione per mettere in mostra i valori e le migliori qualità dell’azienda; bisogna quindi fare attenzione a non risultare monotoni, scadenti o poco attenti ai dettagli.

Il consiglio quindi è sempre quello di investire una parte di budget per appoggiarsi ad un’agenzia di eventi che sappia cogliere l’essenza della vostra realtà e trasferirla nello spazio, dando vita ai vostri prodotti e valorizzandone l’immagine e il brand.

L’obbiettivo numero uno ad una fiera è farsi conoscere su nuovi mercati e fare new business, oltre a consolidare rapporti già costruiti. Un’agenzia di fiducia, che possa seguirvi nel tempo e crescere con voi condividerà questa mission come se fosse la propria, cercando di sfruttare ogni occasione al massimo, consigliandovi magari, in alcune occasioni, di investire su aspetti che sembrano secondari come l’intrattenimento e il coinvolgimento del pubblico all’interno dello stand. Stupire per coinvolgere; coinvolgere per trasmettersi; trasmettersi per crescere.

 

Nell’epoca della Social Media Mania tutto è twittato, condiviso e recensito: proporsi in maniera attraente e accattivante ad una fiera grazie a un’agenzia di eventi e ingaggiare i giusti influencer sarà una combinazione vincente per il vostro business e per il futuro!

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16. 11. 03
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Gli eventi rappresentano una leva di comunicazione che permette il contatto “diretto” con pubblico interno, dealers, consumatorio semplici spettatori, trasmettendo in maniera innovativa, senza intermediazioni, i mondi di riferimento di un brand o di un soggetto promotore.

L'organizzazione di eventi è l'applicazione dei criteri di gestione necessari alla creazione e produzione di eventi a carattere commerciale, culturale, celebrativo, relazionale. Si tratta di un comparto in costante crescita, divenuto a partire dal 2000 una delle leve strategiche e operative che è necessario applicare nell'ambito della comunicazione integrata per lo sviluppo di qualsiasi piano di comunicazione.

L'industria produttiva può ideare e sviluppare eventi di tutte le dimensioni, dall'organizzazione di una cerimonia olimpicasino alla colazione di lavoro per poche e selezionate persone, da un evento PR sino a un grande lancio di prodottocon migliaia di partecipanti. Ogni brand, azienda, istituzione, ente, associazione no-profit, comitato organizzatore o comunità, organizza infatti eventi al fine di creare visibilità o consapevolezza, generare profitti, celebrare un avvenimento, raccogliere fondi o dare volume a un'emozione.

L'organizzazione di eventi analizza così la complessità di una marca o di un contesto e gli obiettivi prefissati, identifica un pubblico di riferimento, idea il concept dell'evento, identifica la location, verifica il budget, pianifica la logistica, coordina tutti gli aspetti tecnici e produttivi finalizzati alla sua realizzazione.

Strumento di marketing

L'organizzazione di eventi è considerata uno degli strumenti del marketing e della comunicazione interna ed esterna di aziende di tutte le dimensioni. Dal lancio di un prodotto alle conferenze stampa, le aziende creano eventi promozionali per comunicare con il pubblico interno, con la rete vendita, con clienti attuali e potenziali, con giornalisti o opinion leader. Alcune aziende tentano di raggiungere il proprio pubblico di riferimento ottimizzando l’utilizzo di mezzi di informazione, al fine di generare copertura mediatica dell’evento che raggiungerà così larghe fasce di consumatori, altre invitano i propri consumatori agli eventi per far entrare in contatto l'utente finale con la marca.

Certo è che gli eventi vengono spesso utilizzati per rendere tangibili gli sforzi di marketing della pubblicità.

Strumento di motivazione

L'organizzazione di eventi è anche considerata un ottimo strumento di motivazione delle risorse interne, e proprio per questo negli ultimi anni sono state numerose le aziende che hanno chiesto aiuto a professionisti del settore, ad esempio tramite l’organizzazione di team building. Il fine è quello di usare l'evento aziendale come leva per migliorare il clima, la motivazione e le performance del proprio staff, lasciando un ricordo positivo della giornata e dell'azienda stessa.

Servizi di un’agenzia di eventi

Un'agenzia di ideazione e organizzazione di eventi soddisfa svariate esigenze tra cui eventi aziendali come lancio di prodotti, meeting aziendali, business convention, eventi p.r quali conferenze stampa, media event, cene di gala, oppure programmi di marketing come fiere, grandi aperture, tour o eventi speciali come concerti, spettacoli di piazza, cerimonie di premiazione, sfilate di moda.

I clienti si affidano a un'organizzazione esterna per coordinare una serie di attività tra cui gli aspetti creativi, tecnici e logistici dell'evento, o solo alcuni di questi in base ad esigenze, competenze e budget.

Le competenze dell'organizzatore riguardano inoltre la strategia di marca, il marketing e la comunicazione, e l'esperienza si manifesta nel coordinare il mix di aspetti creativi, tecnici e logistici che portano al successo dell'evento. Alcuni di questi aspetti riguardano il design dell'evento, la produzione audiovisiva e di contenuti, il budget, la negoziazione e il servizio ai clienti.

È insomma una professione multidimensionale.

Un’elevata capacità di coinvolgimento è la vera forza di ogni evento!

 

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16. 10. 17
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Organizzare un evento è un’esperienza importante, emozionante e gratificante, attenzione però a non sottovalutarlo né sopravalutarlo: se da un lato è infatti indispensabile affrontare l’organizzazione di un evento con la massima serietà e cura, dall’altro è altrettanto vero che spesso l’investimento di costi e di tempo è minimo rispetto al possibile ritorno.

Il lancio di un nuovo prodotto o servizio, un’iniziativa di raccolta fondi, un evento culturale, l’inaugurazione di un nuovo locale sono tutte opportunità preziose che permettono ad ogni piccola media impresa o attività di massimizzare i risultati commerciali o anche solo di comunicazione.

Aristotele definiva l’uomo un “animale sociale” ed è per questo che gli eventi possono rappresentare strumenti efficaci per costruire relazioni e lavorare in termini di marketing emozionale.

Una cosa su tutte: grande o piccolo che sia, l’evento che si va ad affrontare è il proprio evento, e per chi lo organizza, è l’appuntamento più importante dell’anno.

È quindi imprescindibile affrontarlo con tanta passione e con il massimo impegno.

Quali aspetti tenere in considerazione

Il primo passo è sicuramente fissare l'obiettivo da raggiungere e definire il budget a disposizione, chiariti questi due punti è possibile iniziare la progettazione, considerando in seguito gli ulteriori fattori a completamento del quadro organizzativo.

Definire l’Obiettivo

Che si pensi ad un evento per lanciare un nuovo prodotto o che si voglia organizzare una fiera, uno spettacolo, un meeting, ma anche una manifestazione no profit, si dovrà avere un ritorno dalla propria manifestazione. Detto ciò è quindi opportuno quantificare cosa si vuole ottenere, risultati economici, offerte, ritorno d’immagine, e considerarlo come obiettivo primario.

Per ottenere questo è indispensabile che tutti i dettagli vengano accuratamente studiati e gli imprevisti vengano...previsti. Sarà poi l’esperienza ad impedire il ripetersi di eventuali errori, ma attenzione: un evento coinvolge decine, centinaia o migliaia di persone e la buona riuscita dipende dalla serietà dell’organizzazione.

Circoscrivere il Budget

Considerare la disponibilità economica e la possibilità o meno di fare affidamento su finanziamenti pubblici o eventuali sponsor che coprano le spese è un punto importante: l’evento può essere un’opportunità interessante anche per altri soggetti, che possono aiutarvi a incrementare la partecipazione e la visibilità. L’investimento deve essere in linea con le proprie possibilità, mai affidarsi alla provvidenza, infatti fare clamorosi “buchi” è più facile di quanto possa sembrare, per questo è meglio valutare bene l’investimento necessario e prevedere sempre una sostanziosa voce “varie ed eventuali”: il rischio di un imprevisto o di sottovalutare l’onere finanziario c'è sempre, meglio essere un minimo preparati. Oltre alle attrezzature e ai servizi è bene non dimenticare che una buona comunicazione è indispensabile per avere successo.

Individuare il Target

Terzo fattore di fondamentale importanza è sicuramente determinare a chi è rivolto l’evento e quale partecipazione ci si aspetta, così da individuare il target nella maniera più precisa possibile: età, sesso, professione, capacità di spesa, livello culturale, sono tutte caratteristiche a cui pensare per poter profilare al meglio il partecipante ideale. Per chi organizza, rimane dunque alla base il dovere di focalizzare le aspettative del pubblico e cercare di offrire ciò che si aspetta, tanto in termini di location quanto in termini di attività organizzate e ricreative. In aggiunta, creare una lista di invitati è un buon metodo sia per monitorare il volume di invitati e il proprio budget, sia per contattarli e fornire informazioni interessanti, novità o chiedere un feedback. Infine, quando possibile, è preferibile valutare l'opportunità di invitare personalità o autorità di spicco: la loro presenza darà prestigio all’evento ed i mezzi di informazione lo faranno conoscere.

Il Team fa la differenza

La scelta dei collaboratori è essenziale: professionalità, entusiasmo e fiducia sono requisiti indispensabili. Riuscire a motivare e a far funzionare uno staff di collaboratori dipende più dalla propria capacità organizzativa che dalla retribuzione promessa, in questo senso è di aiuto l’eventuale suddivisione del lavoro in più team, ad esempio: il primo per le attività creative, con grafici, art director e fotografi, il secondo per la progettazione, composto da responsabili della comunicazione, del catering, della location e delle partnership ed il terzo dedicato alle attività di customer care, che si prende cura degli ospiti, dalla richiesta di informazioni fino alla fine dell’evento. Naturalmente i tre gruppi si concentreranno sul proprio ambito di competenza, ma dovranno collaborare quando necessario. L’ideale infatti è creare un clima di collaborazione, trasmettere la propria passione, fare incontri e riunioni, ascoltare i consigli di tutti, delegare e responsabilizzare quanto più possibile e si avrà così un lavoro di squadra, dove ogni elemento sarà coinvolto personalmente nella buona riuscita dell’evento.

Trovare la Location ideale

La cornice dell’evento è un punto fondamentale: una piazza o una villa storica, un parco, un giardino…il luogo può fare la differenza. Scegliere una location dal forte impatto visivo/artistico spesso permette di risparmiare tempo nella ricerca degli elementi di arredo, uno dei costi maggiori, anche in termini di tempo, nell'organizzazione di un evento. Certo è che quando si sceglie un’ambientazione ad alto valore storico o paesaggistico i costi dell’affitto o della concessione possono pesare molto ma, se si è riusciti a coinvolgere istituzioni tramite forme di collaborazione, questi possono essere ridotti notevolmente. Tuttavia qualora non si disponesse di strutture fisse, le coperture leggere saranno la soluzione ideale: possono essere collocate senza danno anche in contesti di elevato valore artistico o paesaggistico, inoltre possono essere usate solo come punto di ristoro oppure ospitare migliaia di persone e soprattutto possono essere personalizzate e rese accoglienti con arredi, addobbi e decori. È ovviamente indispensabile valutare attentamente gli spazi a disposizione, ricordandosi che è possibile coprire e valorizzare qualunque superficie.   

Promuovere con la Comunicazione

Infine, far conoscere l’evento è di vitale importanza per avere affluenza di pubblico. A seconda del budget e del target, si può pensare ad una campagna pubblicitaria completa, utilizzando tv, stampa, radio, affissione, volantinaggio, sito web o alternativamente ad una campagna on-line, in quanto queste tipologie di marketing, come ad esempio gli annunci sponsorizzati su Facebook, sono sempre più importanti, e permettono di dare visibilità ad un evento raggiungendo un target specifico. In caso contrario è sempre possibile fare affidamento su pieghevoli di presentazione e locandine da distribuire nei locali pubblici o da recapitare agli invitati. Un ulteriore elemento a disposizione riguarda anche l’utilizzo creativo di new media, internet, sms ed e-mail, coinvolgendo perfino i propri collaboratori nella distribuzione e nella diffusione del messaggio, cercando di creare interesse ed aspettativa. È inoltre importante avere un ufficio stampa, inviare comunicati ai mezzi di informazione, organizzare conferenze stampa di presentazione, invitare giornalisti all’inaugurazione. È tuttavia essenziale non sottovalutare le tempistiche, pianificando con largo anticipo la campagna di comunicazione e i canali più appropriati per raggiungere il proprio target, il tempo è prezioso per la gestione ottimale delle risorse e anche perché la campagna abbia gli effetti desiderati.

Indubbiamente le variabili in gioco nell’organizzazione di un evento sono molteplici e diversificate, basti pensare alla variabile metereologica, ogni periodo dell’anno ha infatti i suoi problemi, l’importante è prevederli ed affrontarli, organizzandosi di conseguenza nel migliore dei modi. Oppure alla scelta dei fornitori, risulta perciò fondamentale affidarsi a fornitori qualificati e certificati, che garantiscano personalmente puntualità, professionalità e qualità, uniti ad un’eventuale scelta tra acquisto o noleggio delle attrezzature, facendo riferimento alla durata dell’evento. Infine come non considerare servizi aggiuntivi quali catering, ricordando sempre che il costo va di pari passo con la qualità, e animazione, per l’intrattenimento piacevole degli ospiti e un tocco di originalità anche ad eventi della massima serietà. E per finire, non si può dimenticare di considerare i servizi fotografici dell'evento o le indagini riguardanti i feedback della manifestazione, per comprendere cosa correggere e come migliorare, e perché no, offrire un gadget di ricordo. Tuttavia possiamo considerare i fattori sopra trattati come i veri must da cui un evento non può prescindere per una buona riuscita.

È tutta una questione di stile...e la chiave di un evento di successo sta nell’organizzazione!

 

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