Niente sedie - e altre idee per eventi produttivi

16. 04. 06
posted by: mie

La gente non ama i meeting aziendali. Ti sei mai chiesto il motivo?

Di solito è perché non sono molto funzionali. Infatti, il termine "riunione di lavoro" evoca immagini mentali di un gruppo di persone annoiate, intrappolato in una stanza senza finestre per un'ora con ciambelle stantie.

Non dev’essere per forza così. I meeting possono essere dei potenti mezzi per risolvere problemi, incoraggiare lo spirito di squadra, generare idee e chiamare altri ad agire.

Ci sono diversi modi per trasformare uno stanco, noioso incontro di lavoro in un concentrato di produttività.

 

Non fare una riunione

 

Il miglior incontro di tutti i tempi è quello che non è mai avvenuto. Prima di inviare un promemoria della riunione, prendi del tempo per decidere se effettivamente serve un incontro.

L'unica ragione per avere un incontro è che molte persone hanno bisogno di una rispostaSe con un paio di messaggi di posta elettronica e del follow-up telefonico si riesce ad avere la risposta che cerchi, forse non c’è bisogno di organizzarlo.

Considera anche che ci sono diversi sistemi digitali per collaborare su un progetto senza sedersi nella stessa stanza.

Lavorare con un Evernote condiviso per la cartella di lavoro o un Google Doc può contribuire ad eliminare la necessità  di calendarizzare riunioni.

Sono inoltre disponibili molteplici opzioni di gestione dei progetti software che possono aiutare a semplificare e digitalizzare il processo di incontro.

 

Ridurre il tempo

Un incontro non deve durare un'ora. In realtà, alcune prove sostengono l'idea che le persone abbiano tempi di attenzione così brevi e limitati che se la riunione dura più di mezz'ora si rischia praticamente di parlare a se stessi.

Non vi è alcuna produttività in una stanza piena di persone che non ascoltano.

Più breve è il meeting, più è probabile affrontare tutti gli argomenti necessari.

 

Sbarazzarsi delle sedie

Avere un incontro in piedi è una grande idea. Spendiamo un sacco di tempo seduti dietro le scrivanie.

A volte il semplice atto di stare in piedi costringe le persone a prestare attenzione, essere concisi e ad ascoltare.

Il cambio di passo aiuterà anche la tua squadra ad interagire in modo innovativo e interessante per affrontare i problemi all’ordine del giorno.

 

Concentrarsi sull’agenda

Un modo per avere un incontro veramente produttivo è creare un ordine del giorno a prova di bomba. Ecco cosa non deve mancare:

gli argomenti discussi nel corso della riunione, da chi e per quanto tempo;

- chi viene alla riunione, chi è invitato a presentare/discutere, e ciò che deve essere letto/ trattato in precedenza;

- quando e dove l'incontro avrà luogo e per quanto tempo dovrebbe durare.

Se riesci a creare e ad inviare questo prospetto a tutti i partecipanti alla riunione (in modo che possano leggerlo e prepararsi) si vedrà un drastico miglioramento della produttività.

 

In conclusione

Assicurati che il meeting includa solo le persone che hanno veramente bisogno di essere coinvolte e che copra solo gli argomenti più rilevanti. E non dimenticare che puoi collaborare con altre persone senza senza necessariamente essere seduti in una sala conferenza.

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