La scelta della location: le dimensioni contano

16. 04. 25
posted by: mie

Quando arriva il momento di pianificare, organizzare e gestire un evento, la scelta della location è fondamentale perché condizionerà i seguenti punti:

  • Dimensioni della sede
  • Numero di partecipanti
  • luogo
  • Caratteristiche e servizi

Quanti partecipanti ti aspetti?

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Non prenotare una villa che può ospitare 10.000 partecipanti se pensi che ce ne saranno al massimo 1000 (o viceversa).

Non solo sprecherai denaro, ma tutto lo spazio extra rimarrà inutilizzato.

Va da sé che spesso non puoi conoscere il numero esatto di persone che saranno presenti.

Tuttavia puoi dare un’occhiata alle vendite dei biglietti o alle prenotazioni confermate per avere un quadro della situazione.

Qual è la portata dell'evento?

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Avrai altoparlanti sul palco in ogni momento della giornata? Servirà spazio per i venditori che devono mostrare i loro prodotti? Servirà un open space dove le persone possano parlare?

I piccoli dettagli possono garantire il successo o il disastro di un evento, come ad esempio non avere abbastanza bagni, parcheggi, ecc.

Sarà un evento in grande?

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Una volta rifiniti i dettagli, è il momento di pensare alle dimensioni.

Le migliori location per i grandi eventi sono i centri congressi o gli hotel con uno spazio per le conferenze.

Questi spazi sono già predisposti per eventi con migliaia di persone, e molti hanno già a disposizione poltrone, wi-fi e navette per i partecipanti.

Se l'evento è di piccole dimensioni, tra i 100 e i 1000 ospiti, basteranno una o due sale.

La maggior parte degli alberghi sono flessibili: di’ loro di cosa hai bisogno e troveranno una soluzione.

Per gli eventi più piccoli o a basso budget, alcune aziende scelgono degli spazi di co-working: sono informali e non richiedono spese extra per attrezzature tecniche o una copertura internet.

E se non dovessi trovare la location che fa per te….puoi sempre rivolgerti ad una agenzia di eventi che ti aiuti nella ricerca o che ti crei una location apposta!

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