ORGANIZZARE EVENTI: L’IMPREVISTO È DIETRO L’ANGOLO

16. 10. 25
posted by: mie
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Organizzare eventi non è sicuramente un lavoro adatto a tutti, in quanto richiede di acquisire e integrare conoscenze disparate. Gli organizzatori di eventi devono essere creativi e ben organizzati, e devono anche avere ottime capacità relazionali. Gli eventi infatti si creano per e con altre persone, quindi il successo sta innanzitutto nell’essere in grado di ascoltare e capire ciò che i clienti vogliono, e nello sviluppare poi le opportune relazioni con i fornitori. Ci si troverà dunque a dover essere comunicatori e marketer, ma anche psicologi ed esperti di risorse umane, venditori e manager, inventori e ragionieri e, all’occorrenza, facchini. Questi sono solo alcuni dei panni che un organizzatore di eventi si troverà ad indossare e, anche riuscendo a ricoprire tutti questi ruoli nel migliore dei modi, ciò non significa che tutto funzioni senza intoppi. Volendo colpevolizzare qualcuno, sicuramente possiamo indicare come nemico principale la legge di Murphy: se qualcosa può andar male lo farà, perciò, per chi sceglie di organizzare eventi, l’unica realtà davvero prevedibile è che ci saranno degli imprevisti.

Indubbiamente gli imprevisti capitano all’organizzatore professionista così come al dilettante, ma la differenza sta nel modo di affrontarli e nel livello di preparazione necessario a proteggere il risultato finale da tutte le variabili in gioco.

Cancellazione last-minute: la crisi del relatore

Qualunque sia il motivo dell’assenza, bisogna trovare un’alternativa per non essere costretti ad annunciare l’annullamento dell’evento.

Per prepararsi a questa eventualità occorre sicuramente lavorare su due fronti:

in primo luogo la tutela rispetto alle cancellazioni, specificando un tempo massimo per la comunicazione di eventuali modifiche al programma, ma per essere sicuri che l’ospite rispetti l’impegno, conviene armarsi di pazienza e verificare ogni passaggio, magari supervisionando a distanza il trasporto e chiedendo conferma ad ogni step. In secondo luogo, qualora l’ospite fosse davvero impossibilitato a mantenere l’impegno, è bene avere un piano di riserva e, a questo scopo, assicurarsi di avere un secondo ospite che provveda però a preparare il proprio intervento come se fosse il principale, infatti contrattempo o meno, non è accettabile peccare sulla qualità.

La rivolta della tecnologia

Se si organizzano eventi che hanno a che fare con la tecnologia, questo imprevisto diventerà talmente frequente da non poter essere considerato un imprevisto. In generale, tuttavia, se l’evento necessita di sistemi tecnologici di qualsiasi genere, è bene considerare che quasi certamente si animeranno e faranno in modo di complicare la riuscita dell’evento. Potrà trattarsi di un cavo, di un microfono, di un proiettore o di un router, il risultato sarà sempre lo stesso: momenti imbarazzanti sul palco, mentre la presentazione non parte o l’ospite parla senza produrre alcun suono. Per evitare questo tipo di inconvenienti, la scelta più saggia è ingaggiare qualcuno che li evita per mestiere, è quindi importante rivolgersi esclusivamente a professionisti di alto livello, che forniscano non solo il materiale che occorre, ma anche e soprattutto un’assistenza costante e rapida. Naturalmente è anche essenziale fare almeno un soundcheck prima dell’inizio, nonché testare tutti gli elementi tecnologici che si dovranno utilizzare nel corso dell’evento. Inoltre, limitare la necessità di essere connessi durante l’evento è una strategia vincente: se è indispensabile proiettare dei video, per esempio, è meglio evitare lo streaming e procurarsi tutto il materiale su un supporto offline. In questo modo si ridurrà il numero dei dispositivi che possono abbandonarvi nel mezzo dell’evento.

Una telefonata al maltempo

Nell’organizzare un evento, una delle priorità è tenere conto del fattore “tempo atmosferico”.

Non è certo possibile prevedere o contrastare il maltempo, e per questo motivo è sempre bene organizzarsi con anticipo, o avere un piano b. In caso di eventi all’aperto, l’abilità di un organizzatore sta nel riuscire a stabilire con largo anticipo se a quel determinato evento parteciperà un pubblico disposto a sostenere eventuali condizioni di maltempo o meno. A volte una lieve pioggia non manderà a monte un evento all’aperto e anzi, offrirà la possibilità di creare situazioni inaspettate e piacevoli, a patto di aver creato degli spazi riparati e accoglienti per questa eventualità.

In condizioni di maltempo anziché cancellare l’intera manifestazione, è sufficiente trovare una soluzione in uno spazio chiuso per ogni eventualità. Un’ottima soluzione di emergenza può essere anche un semplice gazebo. Avere uno spazio comune all’asciutto farà la differenza.

In caso contrario l’errore sarà non annullare l’evento: accettare la sconfitta e rimandare, in alcuni casi, è la soluzione più sensata.

La chiave di svolta…

Riconoscere il fatto

Detto ciò, è sempre utile ricordate che l’onestà in genere paga: qualora ci fosse un ritardo importante con un’attesa protrattasi troppo a lungo, è fondamentale non abbandonare una sala nell’attesa di un ospite o di una performance. La soluzione migliore è di informare il pubblico, se necessario personalmente, dell’inconveniente che si è verificato e rassicurare i presenti che l’evento si svolgerà entro un certo tempo, approssimando per eccesso. Una tecnica vincente può essere quella di offrire un intrattenimento alternativo, prudentemente pianificato prima ancora di organizzare l’evento: ad esempio un cocktail o un aperitivo, se ben gestiti, possono allietare una folla impaziente anche per lunghe attese. 

Mantenere l’equilibrio psicofisico

Ci sono ovviamente una larga serie di altri imprevisti che tendono a sfuggire alla classificazione, in quanto troppo variegati e diversi fra loro, ad esempio un fornitore che non si presenta, lasciandovi magari senza catering, un’improvvisa tensione fra membri dello staff, la realizzazione improvvisa che la scaletta dell’evento contiene un errore: nessuno è immune da questi imprevisti.

Il segreto fondamentale per affrontarli è prima di tutto mantenere la calma e non reagire di petto alle situazioni che si presentano. Andare nel panico significherà diventare parte del problema, mentre il compito di un organizzatore di eventi è essere parte della soluzione. Un buon esercizio può essere quello di allenarsi a pensare ai modi alternativi di portare a termine un compito: meglio pensarci quando le cose vanno bene, pensarci in riferimento agli impegni professionali e personali di tutti i giorni e, qualche volta, mettersi di proposito in situazioni non familiari, per affinare così la capacità di analizzare in fretta un nuovo contesto.

Se le sorprese cessano di cogliervi di sorpresa, avete vinto la battaglia!

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