8 perdite di tempo che un Event Planner dovrebbe abbandonare

17. 04. 26
posted by: mie
Visite: 401

Il tempo è il bene più prezioso dell’event planner e, tuttavia, è anche una delle principali preoccupazioni quando si tratta di organizzare qualsiasi tipo di evento.
Quante volte è capitato a ciascuno di noi di avere la sensazione di non averne abbastanza?
Eppure, in qualche modo, nella quotidianità delle nostre occupazioni cerchiamo di non pensarci, rinunciamo magari a qualcosa e andiamo avanti.
Questo però non vale sempre per chi lavora nell’organizzazione di eventi, dove il tempo è tiranno e diventa quasi una sfida quotidiana da affrontare con determinazione. Un lavoro per cui non tutti sono portati. Non c'è da meravigliarsi, infatti, che l’organizzazione di eventi sia classificato come il quinto lavoro più stressante del mondo!
Determinazione, esperienza, buona comunicazione e creatività sono competenze essenziali per avere successo in questo lavoro. Ma saper gestire il tempo a disposizione è ancora più importante.

Per fare questo molti oggi usano diversi tipi di strumenti tecnologici che consentono di risparmiare tempo nella pianificazione e gestione di eventi. Da sistemi di gestione come Eventsforce alle app dedicate, strumenti di coinvolgimento, marketing automation, strumenti di analisi e così via. Sono mezzi estremamente utili che, nessuno può negarlo, portano notevoli benefici in termini di gestione del tempo: ci aiutano a connetterci, eseguire, migliorare e sfruttare le nostre risorse molto più velocemente di quanto una volta si potesse anche solo immaginare.

Ma non bisogna dimenticare il fattore umano.
La gestione efficace del tempo è anche e soprattutto una dinamica personale. E la maggior parte di noi non sempre sa farlo bene. Rimandare, distrazioni personali o imprevisti che ci occupano molto più tempo di quanto dovrebbero; sono moltissime le circostanze che ci fanno sprecare tempo ogni giorno. E tempo sprecato significa avvicinarsi paurosamente alle scadenze, svolgere attività di fretta, con evidenti ricadute di stress e ansia.

Ecco allora otto cattive abitudini che dovresti smettere per fare un uso migliore del tuo tempo:

#1: Lamentarsi del tempo

Ammettiamolo, siamo tutti un po’ in colpa su questo punto. Ne parliamo con i colleghi, partner e fornitori: “quanto lavoro dobbiamo fare”, “ho così poco tempo”, “proprio non ce la faccio”.
Se siete fra chi si lamenta sempre del tempo a disposizione, questa è l’occasione giusta per smettere di farlo e iniziare.  
Invece di concentrarsi sulla vostra mancanza di tempo, siate proattivi e utilizzatelo per riordinare le idee. Se sarete i primi a dare valore al vostro tempo, gli altri faranno lo stesso e vedrete che questo atteggiamento avrà un impatto positivo non solo sulla vostra produttività, ma anche su chi vi sta intorno.

#2: Veloci pause internet

Capita a ciascuno di noi di avere voglia di controllare rapidamente le notizie o dare un'occhiata al telefono per controllare Twitter o Facebook nel bel mezzo di un’attività.
Secondo Forbes.com, servono almeno 15 minuti consecutivi di messa a fuoco prima di potersi impegnare pienamente in un compito. Passati questo primo step, si entra in uno stato “euforico” di aumento della produttività che, a quanto pare, può renderti fino a cinque volte più produttivo. Facendo un mini-break per navigare in Internet si rompe questo stato di produttività, il che significa che avrete bisogno di altri 15 minuti per riattivare il processo.
Fare spesso pause, quindi, significa utilizzare in modo produttivo solo una piccola porzione di tempo della giornata lavorativa.
Cerca di pianificare le pause essenziali più o meno ad orari prestabiliti, così da prendere un ritmo positivo per tutta la giornata.

#3: Multi-Tasking!

Questa cattiva abitudine potrebbe sembrare il pane quotidiano di un event planner, e invece può essere considerata un vero assassino di produttività. Una ricerca della Stanford University ha dimostrato come il multitasking sia molto meno produttivo che fare una sola cosa alla volta. Perché? Perché svolgere più di un compito alla volta e passare da una attività all’altra continuamente significa perdere attenzione e concentrazione. La ricerca ha scoperto che i più multi-tasker, che credevano di amplificare ancora di più le proprie prestazioni, erano in realtà peggio di chi svolgeva pochi compiti contemporaneamente e rispetto a quelli a cui piaceva fare una sola cosa alla volta. Sembra infatti che svolgere diverse attività nello stesso momento crei difficoltà a organizzare i pensieri e filtrare le informazioni irrilevanti, diventando addirittura più lenti a passare da un compito ad un altro!

#4: Rispondere alle mail appena arrivano

Le email possono essere la fonte di interruzione costante e questo, di conseguenza, influenza quanto bene si lavora con il tempo a disposizione.
Un buon modo di procedere è quello di prevedere alcuni orari specifici per controllare la posta elettronica, ad esempio come prima cosa al giorno, prima o dopo il pranzo e proprio alla fine della giornata. A meno che non sia urgente, sarebbe bene evitare di controllare le email fuori da questi orari prestabiliti, perché sicuramente vi distrarrà dal vostro lavoro, specialmente quanto si è alle prese con un lavoro ad alta priorità.
Un trucco molto utile è utilizzare le funzionalità del software di posta elettronica che consentono di impostare diversi gradi di priorità dei messaggi in base al mittente. In questo modo sarete avvisati quando arriva una mail urgente o importante a cui dedicare attenzione, mentre le altre potrete leggerle agli orari prestabiliti. In casi particolari è anche possibile impostare una risposta automatica che permette di far sapere ai mittenti quando sarete di nuovo al pc per controllare le email.

#5: Rimandare compiti difficili

Per quanto possiamo essere allenati o concentrati, anche la nostra energia mentale ha dei limiti. Quando questa energia è esaurita la produttività e la capacità di prendere le decisioni giuste calano rapidamente. Rimandare le attività a fine giornata, perché sono difficili, noiose o non si ha voglia di svolgerle, significa poi affrontarle nel momento in cui siete nel vostro stato peggiore.
Affronta invece questi compiti la mattina, quando la mente è fresca e siete più concentrati, e si spenderà meno tempo nel portarli a termine.

#6: Liste “to-do” irreali

Spuntare attività dalla vostra lista di cose da fare può essere utile perché, oltre ad aiutarti sul lato organizzativo, ti lascia un senso di realizzazione. Ma siamo sicuri sia davvero il modo più produttivo di fare le cose? Apparentemente no. Regolarmente sottovalutiamo quanto tempo ci porterà via una certa attività e ci dimentichiamo di questo fattore. Impostare aspettative non realistiche con to-do lists infinite può infatti portare a frustrazione, stanchezza e una sensazione di improduttività.
Assegna delle priorità alle attività dalla più importante alla meno importante e, per ogni attività sulla lista, cercate di capire esattamente quanto tempo è necessario per svolgerla. Impostare una scadenza verosimile per se stessi vi aiuterà a evitare gli indugi su quale compito svolgere per primo e, infine, a lavorare in modo più efficace nel tempo a disposizione.

#7: Meetings improduttivi

Le riunioni, specialmente in questo lavoro, occupano una grande parte del vostro tempo. Ancora secondo Forbes, le persone ultra-produttive cercano per quanto possibile di evitare meetings e incontri perché sanno che, spesso, si trasformano in riunioni improduttive che si trascinano per diverse ore. Una buona abitudine allora è quella di stabilire un limite chiaro che incoraggia tutti a essere più mirati ed efficiente. Quando si svolgono incontri con i vostri colleghi o fornitori, investite cinque minuti per decidere l’obiettivo della riunione e cosa si vuole raggiungere. Questo vi aiuterà a rimanere concentrati sui vostri obiettivi e non divagare, perdendo tempo. Al termine dell’incontro spendete altri cinque minuti per verificarne i risultati.
Durante gli incontri, poi sarebbe bene creare dei “confini”, come chiedere che i pc portatili restino chiusi (a meno che non servano); chiedere di controllare i telefoni e assicurandosi che tutti partecipanti forniscano un parere al termine della discussione.

#8: Dire sì a tutto

Stiamo pianificando un evento e, naturalmente, il lavoro deve essere fatto. Ma dire di sì a tutto caricherà la mole di lavoro ad un punto in cui diventa ingestibile, perché semplicemente non c'è abbastanza tempo. Cercate di assumere compiti supplementari quando sapete di avere tempo libero, o che il compito è a portata di mano e, anzi, vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi. Capire che cosa comporta una richiesta prima di dire ‘sì’ è fondamentale per evitare di trascurare poi altri compiti che possono essere più importanti.
Se pensate che non sia una priorità, non siate preoccupati nel dire ‘no’ ad una richiesta. Inoltre è dimostrato che le persone tendono istintivamente a rispettare chi sa dire di no perché è indice di giudizio e capacità organizzativa. E se non ve la sentite di rifiutare una richiesta, provate a rispondere qualcosa come - 'sarò in grado di lavorarci una volta che ho finito di fare quest’altro’, oppure 'sarebbe bello se potessi farlo un'altra volta, ma proprio in questo momento devo concentrare la mia energia sulle attività in corso per ottenere i migliori risultati.

Conclusioni

Prese singolarmente, queste cattive abitudini potrebbero non essere particolarmente deleterie ma, sommate, possono provocare grandi perdite di tempo.
Uno strumento utile, che può aiutarvi a stabilire quanto tempo dedicare alle singole attività, è una app come Toggl. Tenete traccia di quanto tempo trascorrete in incontri con fornitori, nella lettura di messaggi di posta elettronica, nella gestione web degli eventi, registrazioni e richieste dei partecipanti, copia dei dati, reporting e così via. Non è necessario registrare tutta la giornata, ma solo un certo lasso di tempo. Sapendo quanto in media si impiega a svolgere un certo compito sarete in grado di organizzare il vostro tempo in modo migliore e più produttivo, evitando sprechi e cercando di migliorarsi dove sono presenti lacune.

Conoscete altre cattive abitudini di questo tipo da aggiungere alla lista? Condividile con noi e saremo felici di leggere i vostri commenti!.

buzzoole code

Aggiungi commento


Codice di sicurezza
Aggiorna