9 Paure che fanno fallire gli eventi

17. 05. 16
posted by: mie
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Inutile nascondercelo, la paura esiste! 

Anche se parrebbe irrazionale, la paura si annida sempre dietro l’angolo ed è in grado di colpire anche i più esperti tra gli organizzatori di eventi. Occorre quindi non lasciare che la paura ostacoli i vostri sforzi o impedisca di raggiungere l’obiettivo, identificandone la causa principale e affrontando il problema prima possibile per risolverlo.
Tutto questo, naturalmente, non accadrà magicamente durante la notte, ma necessita di esercizio e lavoro, e anche se non riuscirai a sbarazzartene completamente, sarai quantomeno in grado di spingere un po' più in là i tuoi limiti e riuscire a portare a compimento i tuoi progetti.

Come in ogni cosa, il primo passo è riconoscerne le cause. Tra le innumerevoli possibilità, ne abbiamo identificato 9 tra le più diffuse.

1. Parlare in pubblico

É una paura particolarmente comune, ma spesso può essere interpretata male, perché "pubblico" non sempre equivale a una platea di dimensioni concertistiche. Potreste anche semplicemente avere paura di parlare di fronte a un ristretto gruppo di persone in occasione di riunioni o affrontare una piccola platea in generale. Questo blocco, tuttavia, può ostacolare la crescita lavorativa e la progressione della carriera. Per un event planner infatti, parlare davanti a un gruppo di persone può essere all’ordine del giorno, e capita di frequente quando si tengono riunioni, brief, presentazioni o semplicemente quando si tratta di coordinare lo staff il giorno dell’evento. Se apparirete sfiduciati o intimoriti, non potrete avere una comunicazione efficace, perdendo la fiducia del cliente, del personale e dello staff, incidendo quindi sulla buona riuscita dell’evento.

La paura di parlare in pubblico deriva spesso da una mancanza di fiducia e, di solito, da una mancanza di esperienza, per cui per superarla serve innanzitutto tanta pratica. Un semplice esercizio per cominciare potrebbe essere condividere una piccola conversazione con due/tre persone, cercando di guidarla e controllarla, apparendo sicuro. Meglio ancora se gli interlocutori sono seduti e voi siete in piedi, in una posizione “di regia”. 

Il passo successivo è quello di organizzare un piccolo meeting di lavoro allargato. Cercate di non concentrarvi su temi o argomenti troppo pesanti in questo caso, perché questo potrebbe creare pressione e rendere controproducente l’esercizio. Lavorate gradualmente, aumentando di volta in volta l’audience e potrete rivolgervi a grandi folle in pochissimo tempo.

 

2. Fallimento

Il più famoso giocatore di baseball professionistico, Babe Ruth, una volta disse: " Non lasciare che la paura di colpire ti trattenga". Questo vale per la pianificazione degli eventi e per la vita in generale.
Organizzare un evento richiede un pensiero sui potenziali effetti delle vostre azioni e come si percepiranno, per cui concentrarsi così tanto solo sugli aspetti negativi e sul pensiero che si potrebbe fallire ti bloccherà ancora prima di iniziare e non ti porterà nulla di nuovo. Per un event planner è fondamentale riuscire ad innovarsi e utilizzare la tecnologia in modo diverso e fresco, il che significa che esisterà sempre un rischio di fallimento. D'altra parte, senza prendere rischi non potrai mai crescere professionalmente e raggiungere grandi successi.

Purtroppo, la paura del fallimento può essere difficile da superare perché il potenziale pericolo, l’ostacolo, rimane sempre in un angolo della tua mente non lasciandoti mai tranquillo. Tuttavia, è possibile intervenire per impedire che questo blocco comprometta il tuo lavoro, sfruttandola invece in maniera positiva, perché ti obbliga a concentrarti su ogni fase di pianificazione e sul più piccolo dettaglio spingendoti a fare il meglio che puoi. In alternativa, potresti all'inizio lavorare in team o in affiancamento a qualcuno, in modo da aumentare la tua fiducia e condividere la responsabilità, che sarebbe troppo pesante se affrontata da soli.

 

 

3. Successo

Che ci crediate o meno, si può anche avere paura del successo! Cosa succede quando si raggiungono in pieno gli obiettivi? Il successo è davvero tutto quello che hai immaginato?
In effetti, potresti anche essere preoccupato di distinguerti dai tuoi coetanei e non sopportare l'attenzione extra ottenuta.

Fortunatamente per voi, un event planner di successo non smette mai di perseguire i propri obiettivi. Non esiste limite o intoppo e, una volta battuta la concorrenza, nulla può fermarvi.

Circondatevi quindi di persone che possano condividere i vostri successi e assicurarvi di celebrarne altri. Solo perché sei competitivo non significa che non puoi avere rapporti con gli altri, inclusa la "concorrenza". Questo è anzi un settore dove spesso capita di darsi una mano l’uno con l’altro. Non dimenticare mai che hai lottato per arrivare in cima, quindi sarai sempre in grado di relazionarti con quelli che in questo momento stanno lottando.

 

4. Sforare il budget

Tra gli event planner questa è una paura più che legittima perché spesso si è costretti a lavorare con budget complessi o cercando di ottenere risultati sorprendenti con mezzi impossibili. Le richieste e le aspettative del cliente non sempre coincidono con il budget a loro disposizione e, naturalmente, non vogliamo che i nostri partecipanti pensino che stiamo risparmiando anche se in realtà è proprio così.
È facile sottovalutare i costi o non considerare un imprevisto. Riuscire a far quadrare i conti è difficilissimo e, molto spesso, per trovare buone soluzioni devi diventare creativo. Ci sono molti modi ad esempio per avere la giusta tecnologia anche in eventi a basso budget e molte idee praticamente a costo zero che ti consentono di risparmiare denaro. È solo una questione di priorità su ciò che è più importante per il cliente.

L’importante è non affidarsi al caso e, se possibile, tenere da parte un importo per le emergenze.

5. Inadeguatezza

La bassa autostima è il nemico numero uno: la paura di non essere abbastanza capaci, può essere una preoccupazione completamente infondata che, però, paralizza moltissimi event planner. Nel mondo degli eventi, normalmente si manifesta come “non sentirsi abbastanza esperti per eventi di alto profilo o budget elevato, oppure non sentirsi in grado di gestire clienti importanti. Questa insicurezza vi farà dubitare di ogni singola decisione o scelta.

Se, come prima cosa, riesci a superare la “sindrome dell’impostore”, è possibile sfruttare le proprie abilità e competenze in maniera intelligente per fare un ottimo lavoro. Richard Branson dice: " Se qualcuno ti offre una fantastica opportunità ma tu non sei sicuro di potercela fare, accettala. Dopo imparerai come sfruttarla". Questo è davvero un consiglio prezioso perché ci sarà sempre una nuova esperienza o opportunità per mostrare di che pasta sei fatto. Non essere all’altezza spesso è una preoccupazione che esiste solo nella tua testa!

Se comunque preferisci avere un certo supporto, rivolgiti al tuo team per avere qualche consiglio o chiedi conferme per riaffermare quello che già conosci!

 

6. Le persone

Ebbene sì, una paura fra le più comuni per gli organizzatori di eventi è proprio quella di dover socializzare e relazionarsi con le persone. Naturalmente questa paura può seriamente ostacolare la crescita professionale di un event planner perché rappresenta una parte fondamentale ed integrante del lavoro. Di solito questo timore deriva dall'essere introverso o dalla paura di ciò che gli altri possono pensare di te.

Eppure gli introversi sono degli organizzatori di eventi brillanti, che a volte necessitano però di strumenti o di tempi extra, soprattutto quando si tratta di networking e socializzazione. Circondatevi di persone che sappiano rompere il ghiaccio e costruite una rete di fornitori di fiducia con cui instaurare un rapporto fiduciario. Ovviamente capiteranno situazioni straordinarie, che possono essere impegnative e nervose, ma ricordate, probabilmente non sei l'unico nel tuo ambiente a sentirsi apprensivo.

Se sei preoccupato di far percepisce agli altri questa insicurezza, cerca di osservare criticamente il tuo linguaggio del corpo per capire se stai offrendo involontariamente indizi della tua difficoltà. Oppure puoi condividere conversazioni con qualcuno che conosci già e di cui ti fidi per chiedere un giudizio sul tuo autocontrollo e sul modo di gestire le preoccupazioni.

 

7. Rischi

Può essere difficile assumere rischi nella vita e, in qualche modo, è più difficile farlo con la tua carriera perché rappresenta il tuo sostentamento. Nessuno desidera rovinare il potenziale progresso della propria carriera facendo degli errori e quindi, spesso, si sceglie di non assumersi mai rischi. Eppure, come si dice, “chi non risica non rosica” e, se si desidera in qualche modo crescere professionalmente, ci sono alcuni rischi che è necessario prendere perché l’industria degli eventi è in continua evoluzione e tenere il passo è fondamentale per non rimanere schiacciati. In un certo senso, bisogna prevedere quello che i partecipanti si aspettano, con il pericolo ovvio di fare un cosiddetto buco nell’acqua.

Ciò non significa però che non si debba correre il rischio, anche perché ci sono modi per minimizzarlo, non solo utilizzando l’esperienza o affidandosi all’istinto. La tecnologia infatti ci offre moltissime opportunità di raccogliere intelligentemente dati e feedback per analizzare i trend e prevedere i risultati.
Inoltre, non tutti i rischi comportano necessariamente la fine della carriera e, alla fine, solo tu puoi decidere se le possibili conseguenze valgano il salto nel buio.

In ogni caso è sem pre meglio riflettere bene e calcolare appieno le conseguenze di ogni azione prima di prendere decisioni importanti e valutare meglio i pro, i contro e il rischio delle vostre decisioni.

8.   Essere Offensivo

Essere cortesi ed evitare la maleducazione è importante, così come assicurarsi di presentarsi nel modo giusto, in particolare nel mondo degli eventi. Spesso, tuttavia, la paura di essere offensivi impedisce di essere onesti e di dire le cose come stanno, quando le cose non stanno funzionando o stanno per andare male. Quando una situazione si complica, è necessario essere fermi e decisi per evitare che degeneri: usare a tutti i costi modi carini e accomodanti non sempre aiuta e può rappresentare una mancanza di comunicazione irreparabile.

Tenendo a mente questo aspetto, è necessario superare la preoccupazione di ciò che pensano gli altri e cercare di essere aperti e onesti, mantenendo sempre i risultati dell'evento chiari e fissando degli obiettivi. Assicuratevi sempre di guardare le cose anche dalla prospettiva del collega o del cliente, impostando di conseguenza il giusto tono nella conversazione. Non abbiate paura di dire le cose come stanno; piuttosto, affrontate il discorso in modo pratico, senza giri di parole e presentando i fatti, che spesso parlano da soli e non generano fraintendimenti.

 

9. L’ignoto

È un mondo spaventoso là fuori e non sai mai cosa accadrà, e questa consapevolezza può essere paralizzante per alcuni. Per gli event planner, però, scegliere di non seguire alcuni progetti perché non si ha certezza di come possano riuscire significa ostacolare un potenziale successo.

Non si può sapere tutto, né si può prevedere come andranno gli eventi; tutto quello che puoi fare in alcuni casi è avere fede nelle tue capacità e in quelle di coloro che ti circondano per gestire la situazione.

Come event planner ovviamente cerchi di pianificare tutte le eventualità, ma a volte, semplicemente, non puoi controllare tutto. Bisogna innanzitutto accettare che a volte la situazione cambierà in un attimo e senza avviso proprio nel bel mezzo dell'evento. L'esperienza senza dubbio aiuta a diminuire questa paura dell'ignoto e ad imparare a smettere di preoccuparsi delle cose che non puoi controllare.

In Conclusione

La paura è inevitabile, non esiste un singolo organizzatore di eventi che, a un certo punto, non abbia avuto quel senso di preoccupazione per come si svolgerà un evento o se tutti saranno soddisfatti. Tuttavia, gli event planner migliori sono coloro che riescono a superare questo ostacolo e anche se commettono un errore o falliscono, continuano a perseverare nel proprio lavoro per un miglioramento e una crescita continui. 

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